I pranzi offerti ad ospiti esterni all’azienda

Il caso più ricorrente di spese di rappresentanza sostenute in trasferta è quello in cui il dipendente offre il pranzo o la cena ad un ospite esterno che non appartiene all’azienda. In questo caso è previsto un particolare trattamento fiscale di queste spese sia per quanto riguarda l’IVA che le imposte sui redditi dell’azienda. Per questa ragione occorre innanzitutto classificare gli importi correttamente in nota spese per permetterne la successiva rilevazione dei valori ai fini fiscali.

Ogniqualvolta un dipendente in trasferta, sia all’interno che all’esterno del comune sede di lavoro, paga un pranzo ad uno o più ospiti è quindi necessario classificare l’intero costo come:

  • spesa di rappresentanza nella generalità dei casi,
  • spesa di ospitalità nel caso specifico in cui gli ospiti siano clienti attuali o potenziali ed il pranzo sia offerto “in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa” ovvero “in occasioni di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa“.

Se l’azienda mette a disposizione dei propri dipendenti idonee procedure guidate di compilazione della nota spese, o se provvede a diffondere una corretta informazione e/o formazione del proprio personale sull’argomento, la corretta classificazione fiscale delle spese potrà essere indicata direttamente dal dipendente in sede di compilazione della nota spese. in caso contrario, le travel policy aziendali potranno fornire indicazioni in merito alla classificazione dei pranzi con ospiti come spese di rappresentanza in senso lato, lasciando poi all’amministrazione aziendale incaricata delle verifiche delle note spese l’onere di riclassificare in via definitiva come spese di ospitalità quelle per cui ricorrono i presupposti normativi.

L’indicazione delle generalità dei commensali, quantomeno nome, cognome, azienda e eventualmente anche ruolo ricoperto, deve sempre essere riportata sul documento di spesa o in speciali annotazioni che garantiscano il collegamento dell’informazione con la voce di spesa, la data ed il luogo di sostenimento.

Nel caso in cui la spesa è documentata da fattura (intestata ovviamente all’azienda), devono sempre essere indicati gli estremi del documento rilasciato per permettere la detrazione IVA in caso di spese di ospitalità. La fattura dovrà essere allegata alla nota spese nei modi ordinari, come singolo documento IVA o come allegato al documento riepilogativo ai fini IVA.

Altre spese di rappresentanza in trasferta

Oltre alle spese per pranzi e/o cene con ospiti, che sono sostenute dal dipendente in trasferta in luogo delle spese di vitto che avrebbe comunque effettuato, è difficile immaginare altre spese di rappresentanza che abbiano attinenza con i normali costi di trasferta. Potrebbe verificarsi il caso del manager che si trova a pagare il soggiorno in hotel di un fornitore o di un potenziale cliente, ma per evitare commistioni tra costi di diversa natura è sufficiente richiedere una fattura separata per il conto dell’ospite (ancorché saldata dal dipendente con denari propri o con mezzi di pagamento aziendali) per differenziare le spese. Allo stesso modo il pagamento da parte del dipendente di un biglietto ferroviario o aereo, se non acquistato direttamente dall’azienda, sarebbe documentato in modo specifico. Così come omaggi e regalie sono identificabili puntualmente e non rientrano sicuramente nel novero delle spese di trasferta.

In tutti questi casi il dipendente in trasferta ha sostenuto in realtà delle “spese per conto dell’azienda“, generalmente inserite in apposite sezioni della nota spese che viene utilizzata in questo caso come sistema di trasmissione dei dati e dei documenti allo scopo di ottenere il rimborso delle spese pagate dal dipendente in proprio ovvero allo scopo di fornire informazioni utili all’amministrazione aziendale per le opportune verifiche e riconciliazioni degli addebiti effettuati su carte di credito aziendali o degli esborsi a fronte di anticipazioni ricevute.

Anche in tutte queste situazioni ciò che conta in ambito nota spese è la corretta classificazione delle spese, completata dall’indicazione di informazioni supplementari circa la data, il luogo, l’evento e le generalità dei beneficiari dei beni o servizi che l’azienda ha messo gratuitamente a disposizione di terzi tramite il proprio dipendente in trasferta.

Trattamento fiscale delle spese per ospiti

Ad occuparsi del trattamento fiscale delle spese di rappresentanza è l’art. 108 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi, che al comma 2 recita :

Le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo di imposta di sostenimento se rispondenti ai requisiti di inerenza stabiliti con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze, anche in funzione della natura e della destinazione delle stesse. Le spese del periodo precedente sono commisurate all’ammontare dei ricavi e proventi della gestione caratteristica dell’impresa risultanti dalla dichiarazione dei redditi relativa allo stesso periodo in misura pari: a) all’1,5 per cento dei ricavi e altri proventi fino a euro 10 milioni; b) allo 0,6 per cento dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente euro 10 milioni e fino a 50 milioni; c) allo 0,4 per cento dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente euro 50 milioni.

Il decreto a cui fa riferimento il TUIR per la definizione dei criteri di inerenza è stato emanato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze in data 19 novembre 2008 ed a tal proposito al primo comma leggiamo che “si considerano inerenti, sempre che effettivamente sostenute e documentate, le spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare anche potenzialmente benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore“.

Nel medesimo decreto la definizione generale data alle spese di rappresentanza trova poi una dettagliata specificazione in 4 fattispecie puntuali relative a viaggi, feste, ricevimenti ed eventi vari legati all’intrattenimento, ed in 1 fattispecie residuale in cui ricadono certamente le spese di rappresentanza che possiamo incontrare nell’ambito dei rimborsi spese di trasferta.

Nell’ambito delle verifiche amministrative interne a cui l’azienda sottopone le note spese prima che i relativi rimborsi siano liquidati è quindi opportuno verificare che tutte le spese che hanno i requisiti indicati della gratuità e della finalità promozionale o di pubbliche relazioni siano segregate rispetto alle restanti spese di trasferta e formarne un elenco.

Il decreto ministeriale 19 novembre 2008 al comma 5 stabilisce altresì che :

Non costituiscono spese di rappresentanza e non sono, pertanto, soggette ai limiti previsti dal presente decreto, le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa o in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unita’ produttive dell’impresa.

Pertanto le verifiche amministrative devono proseguire individuando, nell’elenco delle spese potenzialmente di rappresentanza, quelle che sono state sostenute per ospitare clienti, attuali o potenziali, in occasione di specifici eventi rientranti nella casistica prevista dalla norma (viste a sedi aziendali, luoghi di esposizione dei prodotti o servizi aziendali). Per queste spese, si dovrà accertare inoltre che dalla documentazione disponibile “risultino anche le generalità dei soggetti ospitati, la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione e la natura dei costi sostenuti”. Completato l’elenco, si potrà procedere con l’annotazione di queste voci come spese di ospitalità interamente deducibili dal reddito di impresa.

In presenza di fatture per vitto e alloggio relative a queste spese di ospitalità, si potrà detrarre l’IVA nei modi ordinari tramite registrazione delle singole fatture o con fattura riepilogativa.

La restante parte dell’elenco originale è composta, per esclusione, da spese di rappresentanza soggette ad una doppia limitazione di deducibilità. Per procedere correttamente occorre selezionare ulteriormente le spese di rappresentanza per vitto e alloggio in quanto, ai sensi dell’art 109, comma 5 del TUIR, sono soggette alla deducibilità limitata al 75%. In caso di fatture, il calcolo di deducibilità andrà effettuato sul totale complessivo, in quanto va ricordato che ai sensi dell’art. 19-bis, lettera h del DPR 633/1972 è prevista l’indetraibilità oggettiva dell’IVA sulle spese di rappresentanza.

La somme delle spese di rappresentanza per vitto e alloggio al 75% e delle restanti spese di rappresentanza costituisce infine l’importo che dovrà essere raffrontato con il plafond basato sulle percentuali di ricavi per fasce di fatturato che costituisce il limite massimo di deducibilità. Eventuali eccedenze dovranno essere assoggettate a tassazione nell’esercizio di sostenimento.