I pranzi offerti ad ospiti esterni all’azienda

Il caso più ricorrente di spese di rappresentanza sostenute in trasferta è quello in cui il dipendente offre il pranzo o la cena ad un ospite esterno che non appartiene all’azienda. In questo caso è previsto un particolare trattamento fiscale di queste spese sia per quanto riguarda l’IVA che le imposte sui redditi dell’azienda. Per questa ragione occorre innanzitutto classificare gli importi correttamente in nota spese per permetterne la successiva rilevazione dei valori ai fini fiscali.

Ogniqualvolta un dipendente in trasferta, sia all’interno che all’esterno del comune sede di lavoro, paga un pranzo ad uno o più ospiti è quindi necessario classificare l’intero costo come:

  • spesa di rappresentanza nella generalità dei casi,
  • spesa di ospitalità nel caso specifico in cui gli ospiti siano clienti attuali o potenziali ed il pranzo sia offerto “in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa” ovvero “in occasioni di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa“.

Se l’azienda mette a disposizione dei propri dipendenti idonee procedure guidate di compilazione della nota spese, o se provvede a diffondere una corretta informazione e/o formazione del proprio personale sull’argomento, la corretta classificazione fiscale delle spese potrà essere indicata direttamente dal dipendente in sede di compilazione della nota spese. in caso contrario, le travel policy aziendali potranno fornire indicazioni in merito alla classificazione dei pranzi con ospiti come spese di rappresentanza in senso lato, lasciando poi all’amministrazione aziendale incaricata delle verifiche delle note spese l’onere di riclassificare in via definitiva come spese di ospitalità quelle per cui ricorrono i presupposti normativi.

L’indicazione delle generalità dei commensali, quantomeno nome, cognome, azienda e eventualmente anche ruolo ricoperto, deve sempre essere riportata sul documento di spesa o in speciali annotazioni che garantiscano il collegamento dell’informazione con la voce di spesa, la data ed il luogo di sostenimento.

Nel caso in cui la spesa è documentata da fattura (intestata ovviamente all’azienda), devono sempre essere indicati gli estremi del documento rilasciato per permettere la detrazione IVA in caso di spese di ospitalità. La fattura dovrà essere allegata alla nota spese nei modi ordinari, come singolo documento IVA o come allegato al documento riepilogativo ai fini IVA.


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