La tassazione dei redditi e delle trasferte

Quando parliamo di tassazione dei redditi da lavoro dipendente, ci riferiamo a quanto disciplinato dalla Legge Italiana nel Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) che all’art. 51 ci dice che:

Il reddito di lavoro dipendente è costituito da tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro.

Quindi sembrerebbe che qualsiasi importo corrisposto dal datore di lavoro al dipendente debba essere assoggettato a tassazione. Ma in realtà non è così per quanto riguarda la tassazione dei rimborsi spese di trasferta. Infatti, la normativa ammette che vi siano somme percepite dal lavoratore che non devono costituire un reddito tassabile in quanto tali somme hanno natura “restitutoria” di spese sostenute ed anticipate dal contribuente per conto del datore di lavoro e da questi successivamente reintegrate.

La logica del nostro legislatore appare ragionevole e di facile comprensione: se un dipendente sostiene dei costi di viaggio, di vitto o di alloggio perché il datore di lavoro gli ha chiesto di svolgere l’attività lavorativa fuori sede, pare giusto che, nel momento in cui lo stesso datore di lavoro restituisce i soldi spesi al proprio dipendente, quest’ultimo non debba essere penalizzato in alcun modo. Il dipendente non ha realizzato nessun guadagno (anzi, al contrario, ha anche anticipato denaro proprio alla sua azienda) e deve solo ricevere la restituzione di quanto speso, senza incorrere in ulteriori oneri o tasse.

Tuttavia, dato che la pratica dei rimborsi spese potrebbe prestarsi a comportamenti di potenziale evasione da parte dei contribuenti, la Legge disciplina in modo preciso e puntuale ciò che può essere considerato rimborso spese esente da tassazione in capo al dipendente.

5 cose da sapere sui rimborsi spese esenti

Per capire le regole fiscali che si devono applicare ai rimborsi spese per determinarne l’esenzione dai redditi da lavoro dipendente, occorre tenere presente 5 concetti:

  1. la Trasferta viene definita come lo svolgimento di una attività lavorativa al di fuori del comune sede di lavoro e deve essere temporanea (per distinguerla dal trasferimento);
  2. il Luogo in cui si svolge la Trasferta si distingue solo, per la normativa, in trasferte nazionali ed estere (oltre alla distinzione di base tra attività svolte sul territorio dentro o fuori il comune sede di lavoro);
  3. il Tipo di Rimborso può essere solo a forfait o a piè di lista (analitico), oltre alle possibili combinazioni tra le due tipologie;
  4. le Categorie di Spesa devono trovare una collocazione nell’ambito di una predefinita classificazione: Vitto e Alloggio, Viaggio e Trasporto, Varie (non riconducibili alle precedenti);
  5. la Documentazione delle spese deve essere sempre fornita nel caso dei rimborsi di tipo analitico (con alcune eccezioni che vedremo).

esenzione completa dei rimborsi a piè di lista

Partendo dai concetti esposti, la regola generale da seguire per i rimborsi spese a piè di lista è la seguente:

se le spese di cui viene richiesto il rimborso sono idoneamente documentate, non si applica alcuna tassazione in capo al dipendente se la trasferta è effettuata al di fuori del comune.

A questa regola corrispondono due eccezioni, per il caso in cui le spese non siano documentate e quello in cui la trasferta è nell’ambito del comune sede di lavoro:

  • nel limite giornaliero di € 15,49 per l’Italia e di € 25,82 per l’Estero, possono essere rimborsate in esenzione da imposte anche delle spese varie non documentate (che devono tuttavia essere “analiticamente attestate”, ovvero devono essere elencate una per una con l’indicazione dell’importo, del luogo, della data, della natura e della descrizione completa);
  • nel caso di spese sostenute nel comune sede di lavoro, l’esenzione da tassazione è concessa solo per le spese di trasporto comprovate da documenti del vettore (mezzi pubblici, taxi, ecc.).

esenzione limitata dei rimborsi a forfait

Quando il rimborso spese avviene con la modalità a forfait non sussiste evidentemente alcun obbligo di produrre documentazione a supporto della spesa. Proprio per questa ragione il legislatore ha posto dei limiti alle somme che possono essere rimborsate con questa modalità. Innanzitutto esiste una limitazione qualitativa, che vede applicabili al metodo forfetario solo le spese di vitto, alloggio e varie (le spese di viaggio e trasporto devono essere rimborsate a piè di lista e documentate). E poi c’è una limitazione quantitativa legata all’ammontare delle somme ammesse in esenzione.

il tetto massimo di esenzione fiscale in capo al dipendente è pari ad € 46,48 (Italia) o € 77,47 (Estero) in caso di forfait totale; il limite si riduce di 1/3 o di 2/3 se il forfait è misto.

Un’ultima avvertenza sull’uso di questo metodo, che deve essere sempre applicato all’intera trasferta e non può essere utilizzato solo per una parte o per alcuni giorni della stessa missione.

il trattamento dei rimborsi chilometrici

Se il dipendente utilizza un’autovettura di sua proprietà per recarsi in trasferta, il rimborso spese cui ha diritto è sempre analitico tenuto conto del mezzo specifico utilizzato (targa, marca e modello), della percorrenza compiuta e della tariffa di rimborso concordata e riconosciuta dall’azienda. Affinché anche questo tipo di rimborso sia considerabile “restitutorio” dei costi sostenuti, la norma fiscale impone il limite seguente a quanto può essere percepito senza che sia applicata alcuna tassazione al dipendente:

l’esenzione delle somme è limitata all’applicazione delle tariffe ACI in vigore per il veicolo usato in ragione della percorrenza annua (sia per lavoro che personale).

Ricordiamo da ultimo che per le tratte percorse nel territorio del comune sede di lavoro non si applica alcuna esenzione e che eventuali rimborsi o indennità chilometriche per il percorso casa-lavoro del dipendente hanno natura retributiva e sono sempre tassati.