Trasferte e Note Spese

Ideazione del Prodotto e Analisi Funzionale

Organizzazione delle Attività di Sviluppo

Attività di Pre-Sales e Workshop Tematici

Redazione White Papers e Guide Operative

La sfida

Xpense è stata una delle prime piattaforme web per l’automazione di trasferte e note spese disponibili sul mercato italiano. La prima release venne rilasciata a fine 2006, con una proposta innovativa di “pay per use” disponibile solo in Saas. Gli aspetti sfidanti sono stati molteplici, dall’uso dei work flow autorizzativi all’introduzione delle travel policy, sino agli aspetti di compliance con la normativa fiscale.

La soluzione

La web application realizzata è in grado di soddisfare le esigenze delle aziende più strutturare ed è nello stesso tempo di facile utilizzo per tutti i dipendenti. La scelta di adottare una netta separazione dei ruoli utenti è stata vincente, per permettere ai viaggiatori, ai manager ed agli addetti al back office di gestire in modo efficiente e con semplicità una procedura articolata e time consuming.

Giorni di Lavoro

Sviluppatori

Mila Utenti

Aziende Clienti

Adottato con Successo dal 100% dei Clienti.

Trasferte e Rimborsi in Mobilità

Inserimento dati, notifiche e flussi di approvazione gestiti interamente on-line per consentire a tutti i dipendenti di inviare le richieste di trasferta e le note spese senza alcun ritardo.

Calcoli automatici fiscalità

Rilevazione automatica di tutte le spese tassate sia in capo al dipendente che in capo all’azienda, per rimborsi a piè di lista, misti o a forfait.

reporting grafico

Analisi in tempo reale delle spese di viaggio e di trasferta, in modalità grafica e con scarico dati in forma tabellare.
  • Minori tempi di pagamento rimborsi spese 80% 80%
  • Recupero IVA su spese vitto e alloggio 100% 100%
  • Riduzione non conformità, errori, frodi 90% 90%
  • Aumento capacità di analisi e controllo 75% 75%

I risultati ottenuti

L’intero processo di inserimento, approvazione, verifica e pagamento delle note spese si è ridotto oltre il 40% con l’uso di Xpense. Con la possibilità di effettuare i pagamenti salvo buon fine, i dipendenti possono ricevere i rimborsi anche il giorno successivo all’invio della richiesta. L’uso delle policy vincolanti impedisce il superamento dei limiti di spesa, mentre l’audit amministrativo garantisce un controllo completo dei giustificativi di spesa.

Progettazione dell'intero processo di business travel

Rimborsi spese a piè di lista, a forfait e misti

Richieste preventive di trasferta con workflow

Anagrafica autovetture private con costi al km ACI

Giustificativi digitali allegati alla nota spese

Massimali di spesa per classi omogenee di utenti

Prima nota contabile automatica con flussi export

Gestione eccezioni ed anomalie in fase di controllo

Liquidazione salvo buon fine e audit a campione

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