Studio Semplice

Il Consulente in Smart Working.

Portale collaborativo per consulenti e imprese che possono condividere in modo semplice alcune delle più importanti attività di controllo di gestione, quali il budget economico e gli indicatori di allerta della crisi di impresa.

100% Build with No-Code.

Un sogno nel cassetto è diventato realtà … in progress !

dall’idea alla prima realizzazione (in beta) del progetto

Gentile lettore,

in questo articolo voglio raccontarti qualcosa su come ha avuto origine l’idea di Studio Semplice, quali sono le finalità e gli obiettivi, che tipo di servizi offre e come è stato realizzato. Ma partiamo da una sintetica definizione del prodotto.

La piattaforma Studio Semplice è un sistema collaborativo tra aziende e professionisti per la “delivery” di servizi di controllo di gestione destinati alle PMI. C’è una struttura di base per la gestione delle organizzazioni e delle persone registrate, a cui si aggiungono vari applicativi (per ora sono due) rivolti alla soluzione di specifiche esigenze.

Il mio sogno è sempre stato quello di realizzare un “market network” di professionisti e aziende in cui i professionisti si creano una reputazione e collaborano (network) per rendere servizi complessi e di lunga durata alle aziende (market).

Si tratta di un progetto ambizioso, che richiede molte risorse e dei partner forti. Poiché per varie ragioni non si sono ancora verificate le condizioni giuste per avviarlo, è rimasto tutto nel cassetto delle migliori intenzioni per qualche anno. Sino a che …

Nel corso del 2019, in un periodo di discontinuità del mio lavoro di consulenza, ho deciso di dedicare del tempo a  dei progetti personali. E così dal mese di luglio 2019 mi sono dedicato praticamente full-time alla realizzazione della mia idea. Ovviamente ho dovuto limitare l’ampiezza del progetto, sapendo di potere contare solo sulle mie capacità.

Mi sono però posto l’obiettivo di realizzare comunque una piattaforma dotata di tutte le caratteristiche minimali per la corretta identificazione e segregazione delle aziende, dei loro collaboratori interni ed esterni (i commercialisti).

Ovviamente, non potendo presentare un contenitore vuoto, ho anche lavorato ai due applicativi iniziali che sono al momento fruibili: il budget economico e gli indicatori di allerta.

In 4 mesi di lavoro circa ho realizzato, interamente da solo con l’utilizzo di strumenti di sviluppo “no-code”, le basi del portale e il tool per la gestione di un semplice budget annuale per PMI. Poi, quando nel mese di ottobre 2019 sono state pubblicate la linee guida dei dottori commercialisti per il monitoraggio degli indicatori di allerta, ho lavorato altri mesi per la costruzione dell’applicativo di verifica del DSCR, ovvero dell’andamento finanziario prospettico semestrale dell’azienda. Così come richiesto dalla legge sulla crisi di impresa.

A fine febbraio 2020 il lavoro è stato ultimato (nella sua prima release) ed ho pertanto creato il sito pubblico Studio Semplice  attraverso il quale è possibile accedere al software vero e proprio su https://app.studiosemplice.com.

Avendo rispettato i tempi di sviluppo che mi ero imposto, ho iniziato a promuovere il sito con un programma di web marketing che avrebbe dovuto portare una buona visibilità entro la data di introduzione dell’obbligatorietà per tutte le imprese (o quasi) dell’adozione di un modello di controllo basato sugli indicatori di allerta: il 15 agosto 2020.

Purtroppo non avevo fatto i conti con l’imponderabile. L’arrivo della pandemia Covid-19 ha fatto sì che il legislatore, già nei primi decreti di urgenza, spostasse la data di prima introduzione del monitoraggio anti crisi al 30 settembre 2021 !

Sinceramente avevo sperato di poter contare su un certo vantaggio competitivo dato dalla tempestività dell’offerta. La promozione dell’applicativo “indicatori di allerta” avrebbe permesso di acquisire un certo numero di aziende che, oltre ad utilizzare la procedura specifica, avrebbero sperimentato anche le funzionalità generali della piattaforma.

Ma data la situazione, meglio fare “buon viso a cattivo gioco” e vederne il lato positivo: ho guadagnato tempo per gestire meglio la promozione e fare conoscere a più imprenditori e commercialisti la proposta Studio Semplice.

Tornando agli aspetti “core” della piattaforma, ora ti farò avere qualche informazione in più sulle varie funzionalità di base. E se la tua curiosità aumenta, prova direttamente a registrarti e entrare in Studio Semplice. La tua opinion per me è importante.

Dashboard utente, profilo e azienda

L’utente che accede a Studio Semplice “atterra” sulla pagina principale, una piccola dashboard in cui trova una serie di informazioni ed un modulo di contatto. In attesa di raccogliere feedback dagli utenti su necessità specifiche, ho ritenuto importante presentare solo delle “utilities” essenziali, quali

  • il ruolo dell’utente nell’azienda attiva
  • gli strumenti ed i servizi attivi per l’azienda
  • un box per la messaggistica di supporto

Come si vede dalla pagina demo riportata qui sotto, questo utente ha dichiarato di essere il titolare dell’azienda attiva, entrambi gli strumenti disponibili sono attivi mentre non sono stati acquistati servizi di budget o sistema di allerta.

Il riquadro del profilo utente è cliccabile e porta alla pagina del profilo personale raggiungibile anche dal menù che si trova in alto a destra cliccando sul nome utente. Le informazioni raccolte sono solo quelle strettamente necessarie per il funzionamento della procedura e l’identificazione della persona da parte di colleghi aziendali.

Oltre ai dati anagrafici viene mostrato l’indirizzo email di registrazione ed il numero di telefono cellulare confermato.

L’elenco delle aziende a cui l’utente è abilitato (sia come utente aziendale che come commercialista o collaboratore di studio) viene presentato un ulteriore riquadro che contiene le informazioni sul ruolo ricoperto in ogni azienda.

Dal menù a discesa, visibile cliccando sul nome utente nella barra superiore, è accessibile la pagina anagrafica azienda, che mostra i dati di base come: ragione sociale, indirizzo, partita IVA e forma giuridica. Un box in evidenza se l’azienda è attiva o meno. L’attivazione dell’azienda avviene con il caricamento di una visura camerale (controllata manualmente).

Come già accennato, la piattaforma è multi azienda. Pertanto un responsabile amministrativo che gestite più ragioni sociali appartenenti allo stesso gruppo può creare liberamente nuove aziende, attivarle ed accedere alle procedure con un singolo profilo utente.

Il sistema di messaggistica e notifiche

Nella piattaforma si è reso necessario costruire un sistema di messaggistica tra utenti della stessa azienda per gestire lo scambio e la richiesta di informazioni relative alla procedure in uso. Ad esempio un utente aziendale che sta facendo il budget potrebbe avere la necessità di richiedere ad un collega dei dati relativi alle vendite o ai costi da inserire. Oppure potrebbe essere necessario richiedere al commercialista gli scadenzari clienti e fornitori aggiornati per elaborare gli indicatori di allerta.

La funzionalità è molto semplice ed è finalizzata al solo scambio di comunicazioni interne (salvate dal sistema per ogni successiva consultazione). La ricerca dei messaggi inviati o ricevuti avviene in base al mittente / destinatario.

Ben più importante dei messaggi è la sezione delle notifiche. Si tratta infatti di avvisi prodotti dal sistema in seguito a specifiche azioni o eventi, che richiedono sempre un’azione di accettazione o di rifiuto.

Tipicamente questo tipo di messaggi viene inviato al titolare o all’amministratore aziendale quando un nuovo utente si registra a Studio Semplice dichiarando di appartenere ad un’azienda esistente. In questo caso, prima che l’utente possa accedere ai dati ed alle procedura dell’azienda in questione, viene creata una notifica che necessita di una risposta da parte del titolare o dell’amministratore.

Oltre alla notifica a sistema viene anche inviata una mail al titolare / amministratore da parte del nuovo utente con la richiesta di accesso all’azienda. Lo stesso dicasi nel caso degli studi professionali, sia per quanto riguarda i collaboratori interni che l’aggiunta di aziende clienti.

Se sei interessato all’argomento, iscriviti alla mailing list.

Il team aziendale ed extra-aziendale

Il menù principale della piattaforma è esposto nella barra superiore ed oltre alla dashboard contiene il link ai vari tool applicativi (strumenti), il link ai servizi associati agli applicativi (servizi) ed il link alla pagine del team.

La sezione del team è molto importante, soprattutto nella prospettiva di aggiungere via via sempre più funzionalità di collaborazione vera e propria tra utenti. Al momento è costituita da una sola pagina informativa in cui sono elencati gli utente che a vario titolo hanno accesso all’azienda. I gruppi di classificazione per ora sono i seguenti : amministratori aziendali, collaboratori delegati e altri collaboratori (include il personale dello studio commercialista abilitato).

Non molto, ma il valore informativo è altro e non poteva mancare presenta un primo accenno alla collaborazione.

I servizi associati agli strumenti 

Questo è uno dei concetti alla base della mia idea. All’interno della piattaforma sono disponibili, come abbiamo visto, degli strumenti applicativi che gli utenti possono usare direttamente e personalmente. Tuttavia, per la natura tecnica delle materie trattate, è opportuno che l’utilizzo di questi strumenti sia sempre accompagnato dall’affiancamento di un professionista in grado di guidare, assistere e consigliare l’azienda nelle scelte attuate.

Ciò non significa proporre costose consulenze all’azienda, ma al contrario dei servizi in abbonamento low-cost che si possono acquistare direttamente all’interno della piattaforma. Quindi, all’azienda o meglio al personale dell’azienda che si è registrato a Studio Semplice ed ha magari utilizzato gratuitamente per 30 giorni gli applicativi disponibili, viene proposto l’acquisto di un pacchetto di servizi per proseguire nell’utilizzo degli strumenti in modalità “assistita”.

Il processo di acquisto on-line è molto semplice. Individuata la procedura di proprio interesse, cliccando sul pulsante “acquista” si accede al centro servizi, dove si può scegliere quale opzione attivare tra i servizi disponibili per quella procedura. Attualmente, sia per la gestione del budget che per il sistema di allerta, sono previsti tre livelli di servizio.

Il livello base è quello definito “Supporto” e consiste nell’essere a disposizione dell’azienda cliente per fornire tutta l’assistenza professionale necessaria affinché il cliente possa autonomamente redigere il suo budget o calcolare gli indicatori di allerta della sua azienda. E’ chiaramente esclusa ogni tipo di consulenza sulle materie trattate, ma viene spiegato al cliente come utilizzare correttamente gli strumenti per ottenere il risultato desiderato.

Il secondo livello di servizio l’ho chiamato “Redazione” perché consiste effettivamente nell’utilizzo degli strumenti per conto dell’azienda cliente, sulla base delle informazioni che trasmette al professionista. Questo servizio include anche l’assistenza del livello base (non si potrebbe fare altrimenti). Il professionista non entra ovviamente nel merito delle scelte effettuate dall’azienda cliente nelle previsioni di budget o nelle metodologie di determinazione dei forecast per il calcolo dei flussi di cassa prospettici, limitandosi a fornire linee guida di massima (oltre che a redigere materialmente i documenti di budget e/o gli indicatori di allerta).

Il livello di servizio più avanzato, definito “Valutazione“, include i livelli precedenti e aggiunge le attività di consulenza del professionista che si affianca all’imprenditore nella determinazione delle stime previsionali oltre che nella cura della metodologia di calcolo. Lo strumento in questo caso permette la condivisione in tempo reale dell’informazione tra il professionista e l’azienda cliente.

Dopo che l’utente ha selezionato il servizio di suo interesse, viene mostrato in modo trasparente (e obbligatorio in ogni rapporto di consulenza) il professionista incaricato dell’esecuzione dei servizi richiesti. Nel momento in cui scrivo sono solo io … ma tutte le cose hanno un inizio, e spero di potere contare a breve su altri colleghi che pensano di aderire al progetto Studio Semplice. In ogni caso ho pensato fosse corretto lasciare questo step, dando evidenza al cliente che il sottoscritto si incarica di eseguire il mandato ricevuto (con tutte le garanzie deontologiche che derivano dagli iscritti ad un albo professionale obbligatorio e regolamentato).

A completamento dell’acquisto viene ovviamente mostrato all’azienda il contenuto sintetico del servizio che è in procinto di sottoscrivere, con la richiesta di indicare a quale categoria dimensionale appartiene l’impresa.

Per coerenza con le normativa europee, sono state classificate quattro categorie dimensionali relative alla micro impresa, alla piccola impresa, alla media impresa ed alla grande impresa. I limiti di bilancio e di occupati di ciascuna categoria sono indicati.

Il livello dei prezzi è stato fissato in modo tale da ottenere una ragionevole remunerazione del lavoro svolto, tenuto conto dell’impegno, della preparazione e della difficoltà di ciascun incarico. Ma è di tutta evidenza che sia l’impegno che la difficoltà degli incarichi sono in relazione diretta con la dimensione aziendale e la sua complessità organizzativa. Per questo, a seconda della categoria di appartenenza variano i compensi proposti.

Non ho ritenuto necessario effettuare alcuna verifica della categoria di appartenenza dichiarata dall’azienda al momento della sottoscrizione dell’accordo.

Confermati i tre passaggi (tipo di servizio, professionista incaricato e compenso) viene offerta la possibilità di pagare i servizi in un’unica soluzione (scontata) per un periodo annuale o tramite addebito mensile su carta di credito.

Tutta la gestione delle carte di credito e dei pagamenti in abbonamento è affidata a Stripe, una delle più note soluzioni fintech al mondo, che garantisce i più alti livelli di sicurezza e di compliance normativa (PSD2 inclusa).

Dopo avere acquistato il servizio, l’azienda (o meglio tutti gli utenti aziendali) potranno continuare ad utilizzare il tool o i tools collegati e ovviamente hanno diritti di fruire delle attività professionali oggetto del mandato.

Rispetto all’obiettivo originale (e finale) di realizzazione di un vero e proprio “market network” c’è sicuramente molta strada ancora da fare. Ma credo si possa già individuare qualche traccia di questa logica di fondo. Al momento i concetti che maggiormente mi interessa trasmettere sono tuttavia questi:

  • i servizi professionali devono essere resi con l’ausilio di strumenti condivisi con il cliente
  • gli strumenti informatici in sè e per sè sono sostanzialmente gratuiti per l’azienda cliente
  • l’acquisto dei servizio non è necessariamente associato ad un solo ed unico professionita

NOTA: se sei un commercialista e sei interessato ad approfondire il mio approccio o vuoi inziare una collaborazione con Studio Semplice, puoi scrivermi a [email protected] e ti ricontatterò al più presto.

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