Smart Expense

Gestione Note Spese Dipendenti.

Applicativo web low-cost per le piccole e medie imprese che hanno la necessità di offrire ai pripri dipendenti uno strumento di facile utilizzo per inserire e riportare tutte le spese che sostengono per lavoro o con mezzi di pagamenti aziendali.

100% Build with No-Code.

Le principali sfide nella realizzazione della piattaforma.

il software raccontato dal punto di vista del “produttore”

Gentile lettore,

in questo lungo articolo ti racconterò qualcuna delle sfide che ho dovuto affrontare nella realizzazione dell’applicativo Smart Expense. Dato che queste “sfide” riguardano le principali funzioni del software, ripercorrendo il cammino dello sviluppo informatico inevitabilmente illustrerò anche le funzionalità della piattaforma. Spero che questo approccio possa risultare di tuo interesse. In ogni caso ti rinvio alla consultazione del sito Smart Expense  ed alla registrazione alla piattaforma per verificare di persona le funzionalità disponibili.

Ma prima di entrare nel vivo del racconto, voglio fornirti qualche informazione preliminare sul progetto. Innanzitutto devi sapere che mi occupo da molti anni di trasferte e rimborsi spese. Conosco molto bene la normativa fiscale e anche tutti i processi aziendali collegati a questa procedura. In passato ho realizzato una piattaforma simile con metodologie tradizionali (ovvero spendendo un sacco di soldi per fare il lavoro con degli sviluppatori informatici) e negli ultimi anni ho fornito varie consulenze ad una primaria software house in relazione alla loro piattaforma di business travel.

Detto questo, come puoi immaginare non ho fatto fatica a progettare l’applicativo. Prima di iniziare il lavoro sapevo già molto bene tutto ciò che serve per gestire le spese di viaggio e trasferta. Quindi ho decisamente risparmiato tempo per tutto ciò che riguarda la fase di analisi funzionale. Ma la parte difficile, per chi non è uno sviluppatore, non è certo la ideazione dell’applicativo. La vera difficoltà sta nell’esecuzione …

A questo punto devo dirti anche un’altra cosa. Da qualche anno ho iniziato ad utilizzare, per passione nel tempo libero, una piattaforma “no-code” che ti consente di creare applicativi web senza scrivere una sola riga di codice.  Questo del “no-code” è un fenomeno in rapida diffusione, che permette al cosiddetto “citizen developer” di realizzare software in prima persona. Penso che dedicherò una sezione del blog a questo argomento, che è molto interessante. Ma per ora, ai nostri fini mi interessa solo farti sapere che nel momento in cui ho deciso di realizzare Smart Expense sapevo già usare abbastanza bene questa piattaforma di sviluppo “no-code” (e credimi che non è così immediato farlo …).

Tenuto conto di questi due elementi, ovvero che ho già in mente tutta l’analisi funzionale e che so come realizzare il progetto dal punto di vista informatico, accade che veniamo messi tutti in lockdown per 3 mesi a causa epidemia di Covid-19. Nelle prime settimane di “smart-working” concludo alcuni lavori in corso per i miei clienti. Ma poi i clienti iniziano a diradare i contatti. I progetti che seguiamo perdono di importanza e priorità perché tutte le persone dei team sono a loro volta costrette a lavorare da casa ed anche perché, diciamolo, tutti hanno pesanti incertezze sul fatturato.

Quindi da fine marzo 2020 sono costretto a casa e non ho molto da fare. Ma la noia non deve vincere, mai. Quindi mi invento un impegno. E la scelta più naturale non poteva che essere quella di usare la piattaforma “no-code” per fare un software dedicato alla gestione delle note spese. Il lavoro di sviluppo dell’intero applicativo è durato 8 settimane. Una specie di record, se penso a quante risorse e a quanto tempo ci mettono le aziende che conosco a produrre software.

Ed il risultato è qui da vedere. Fai una prova e fammi avere i tuoi commenti. L’applicativo è sicuro, accessibile e usabile sia da desktop che da tablet (per ora non l’ho ancora adattato allo smartphone, indeciso se fare o meno l’app mobile). I dati risiedono su AWS (Amazon Web Services), la CDN usata è Cloudfare, il DB è Postgres (tra l’altro, tutti i  dati sono sempre dell’azienda e sono scaricabili in qualunque momento) e i pagamenti sono gestiti da Stripe. Magari sono nomi che non ti dicono niente, ma si tratta dei principali e più affidabili fornitori di servizi hi-tech a livello mondiale. Quindi non stiamo parlando di un applicativo amatoriale, ma semmai di un MVP (minimum viable product) assolutamente di livello enterprise. Forse non dovrei dirlo io, ma è sinceramente quello che penso.

Back to the point. Riprendiamo il filo del discorso e torniamo allo sfide che ti voglio raccontare. Si tratta delle situazioni che mi hanno impegnato di più nel trovare una soluzione efficiente o anche semplicemente nel trovare una soluzione.

Partiamo dall’inizio, con la registrazione utente e la creazione azienda. Buona lettura !

Registrazione utente e creazione azienda

La sfida nella procedure di registrazione a Smart Expense è stata quella di riuscire in 3 soli passaggi ad ottenere tutte le informazioni necessarie per il funzionamento del programma e l’identificazione corretta dell’azienda di appartenenza.

Nella soluzione realizzata ho cercato di evitare richieste di informazioni inutili o che si possono eventualmente inserire in una fase successiva. E’ infatti sufficiente indicare nome e cognome, il genere (serve solo per rivolgersi correttamente al maschile o al femminile nei testi e nelle email) e la lingua preferita (disponibile solo Italiano e Inglese). 

 La foto del profilo rappresenta sempre un tocco personale, ma se non si mette viene inserito un avatar al suo posto. 

Il secondo passaggio chiede di indicare l’azienda di appartenenza, inserendo il Codice Azienda fornito in fase di prima creazione o la partita IVA (solo Italiana). Se l’azienda non è presente, ne viene proposto l’inserimento. Una funzione di collegamento agli archivi VIES permette di scaricare direttamente i principali dati aziendali inserendo la partita IVA.

E’ chiaramente possibile inserire aziende di fantasia, anche se proprio non ne vedo la ragione. In ogni caso vengono effettuati dei controlli successivi, sia con le email degli utenti registrati che tramite richiesta di fornire una visura dell’azienda da cui risulti la legittima titolarità. Ogni abuso potrà essere perseguito e l’account sarà prontamente disattivato se non viene corretto.

Nel terzo ed ultimo passaggio viene creata la nuova azienda e fornito un codice univoco di identificazione in Smart Expense. Ma soprattutto si prevede l’identificazione “forte” dell’utente tramite richiesta del numero di cellulare a cui verrà inviato un SMS con un codice di verifica da inserire a conferma della propria identità. Una volta confermato il numero di cellulare, si conclude la fase di registrazione e verrà inviata una mail di benvenuto. 

Registrazione utente di un’azienda esistente

Naturalmente, oltre al caso in cui si registra un nuovo utente che crea un’azienda occorreva anche gestire quantomeno il caso del nuovo utente che appartiene ad un azienda già registrata. Qui la sfida è stata quella relativa a mantenere la semplicità del processo pur garantendo elevati livelli di riservatezza e separazione dei dati.

Quindi,  se il nuovo utente inserisce una partita IVA esistente o conosce il Codice assegnato da Smart Expense alla sua azienda, la soluzione proposta prevede che non venga evidentemente creata una nuova azienda. All’utente viene solo chiesto di confermare la sua appartenenza all’azienda indicata. Nel terzo e ultimo passaggio si procede coma abbiamo visto con la “strong authentication” del numero di telefono cellulare e l’utente viene creato.

 In questo caso l’utente che si è aggiunto ad una azienda NON E’ ATTIVO sino a quando un utente amministratore conferma la sua identità. Come utente non attivo potrà comunque inserire le sue spese e creare gli eventi che le raggruppano. Viene inibita la creazione della nota spese sino a quando l’utente non viene confermato.

Primo accesso utente in una nuova azienda

Ho sin qui descritto la fase di registrazione di un nuovo utente. Niente a che vedere con le note spese, ma tutto molto importante per la sicurezza del sistema e la corretta gestione delle aziende e dei team aziendali. Ma quando un utente clicca sulla conferma finale della registrazione è altrettanto importante farlo accedere ad una pagina di accoglienza che mostri chiaramente quali sono le azioni che può eseguire.

Ed infatti la soluzione proposta è l’uso di una dashboard in cui vengono visualizzati di volta in volta dei box grafici con informazioni o notifiche di interesse per l’utente. Vediamo quindi cosa accade al primo accesso del nuovo utente che ha anche creato una nuova azienda.

Occorre precisare che all’utente che ha creato una nuova azienda viene assegnato il ruolo di amministratore del sistema, per cui ha accesso a tutte le funzionalità del programma ed alla sezione di set-up del sistema.

Una decisione importante presa durante la prima fase di  sviluppo del programma è stata quella di creare dei modelli di dati particolarmente significativi per la gestione delle note spese e di trasferirli automaticamente alle nuove aziende.

In fase di creazione della nuova azienda è infatti accaduto qualcosa “dietro le quinte”, per permettere al nuovo utente di usare subito e correttamente il programma. Sono state create automaticamente tutte le tabelle di dati necessarie al buon funzionamento della procedura. Ogni spesa deve infatti potere essere correttamente classificata in base alla sua tipologia, alla categoria ed al gruppo di appartenenza. Queste classificazioni hanno un preciso significato sia dal punto di vista contabile che dal punto fiscale. Per questo è stata predisposta una procedura in background per la modellazione di tutti i dati che tiene conto delle esigenze informative mediamente riscontrabili in un azienda italiana. Per quanto è sempre possibile modificare tutti i dati di set-up, gli schemi standard assicurano il corretto funzionamento dell’intera procedura.

Continua a leggere il resoconto della mia esperienza di sviluppo del prodotto Smart Expense.

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