Oggi affrontiamo l’argomento degli scontrini di pagamento e della documentazione delle spese aziendali.

L’uso delle carte di credito aziendali, in particolare delle più recenti “smart card” che permettono controlli in tempo reale della spesa, si sta diffondendo in modo esponenziale. E con le carte “smart” si diffonde l’uso delle mobile app ad esse associate che le aziende fintech mettono a disposizione dei loro clienti.

Chi utilizza queste carte di pagamento aziendali ha un’esperienza utente del tutto nuova, che parte con la notifica push della transazione effettuata che arriva sul cellulare in pochi secondi e prosegue con l’arricchimento dei dati (o per meglio dire dei metadati) per la classificazione della spesa. Per concludersi con la foto dello scontrino o della fattura (di cortesia, ndr) che viene caricata sull’app e associata alla spesa.

Ma in molti casi mi risulta che questo semplice, moderno ed efficiente processo induce i dipendenti a credere che gli adempimenti amministrativi sono terminati una volta premuto l’invio sul cellulare.

Purtroppo non è così. E le aziende dovrebbero informare in modo corretto i loro dipendenti sul fatto che, ai fini amministrativi e fiscali, occorre sempre farsi rilasciare “idonea” documentazione. Ora vediamo meglio di cosa si tratta.

Obbligo della fattura ai fini civilistici

Negli ultimi tempi ho sentito più volte sostenere che “noi in azienda non chiediamo la fattura per le piccole spese fatte con carte di pagamento dai dipendenti, preferiamo rinunciare all’IVA e snellire le operazioni. Tanto per la contabilità non è scritto da nessuna parte che serve la fattura. Si possono registrare anche gli scontrini della carta di credito”.

La prima tentazione, quando sento questo tipo di affermazioni, è quella di complimentarmi con l’interlocutore per l’audace interpretazione normativa e lasciare cadere l’argomento. Perchè se lo si vuole affrontare si rischia di diventare seriamente noiosi.

Intanto perchè occorre premettere, e già vedo spuntare un timido sorriso, che è vero, in linea assolutamente generale non c’è l’obbligo di registrare in contabilità documenti specifici (come le fatture) ma occorre solo rilevare tutte le operazioni effettuate, in modo ordinato, in ordine cronologico e con il supporto di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita. Quindi non c’è dubbio che teoricamente si possano contabilizzare (e dedurre dai redditi di impresa) costi non documentati da fattura. Ma se andiamo a vedere caso per caso che succede ? Facciamo qualche esempio.

Se registriamo in contabilità le spese bancarie o quelle delle carte di credito risultanti da estratto conto, non c’è alcuna fattura ma è semplice dimostrare che, se si tratta di conti o di carte esclusivamente aziendali, questi costi sono inerenti e dunque deducibili.

Quando registriamo in contabilità delle spese derivanti magari da contratti registrati con società estere, si potrà dimostrare, se ne ricorrono i presupposti, l’inerenza del costo e la sua deducibilità.

Obbligo della fattura ai fini fiscali

Ma sono casi diversi rispetto a quando registriamo un acquisto di merci per il magazzino o di attrezzature per l’officina o di un PC per l’ufficio: se non c’è la fattura le spese sostenute (anche se pagate con carta di credito o con bonifico) rischiano di non essere documentate in modo tale da poterne dimostrare l’inerenza e dunque la deducibilità.

Senza considerare il fatto che andiamo ad infrangere anche altre norme sanzionate. Come nel caso in cui l’acquisto avviene da un commerciante al minuto, caso per il quale l’art. 22 c. 3 della 633/72 IVA dice:

“gli imprenditori che acquistano beni che formano oggetto dell’attività propria dell’impresa da commercianti al minuto ai quali e’ consentita l’emissione della fattura sono obbligati a richiederla.”

Aggiungiamo che al comma 1 lo stesso articolo inizia dicendo che per alcuni commercianti al minuto (tassativamente elencati) “l’emissione della fattura non e’ obbligatoria, se non e’ richiesta dal cliente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione.

Quindi se il cliente ha la partita IVA e acquista beni e servizi oggetto dell’attività, DEVE chiedere la fattura e il commerciante DEVE emetterla. Se l’acquirente non la riceve ha l’obbligo di emettere un auto-fattura entro un certo periodo di tempo. Se non lo fa incorre in una sanzione pari all’importo dell’IVA con un minimo di € 250.

Ma anche se acquisti da un venditore all’ingrosso (B2B) la legge IVA dice che nelle operazioni commerciali tra soggetti IVA la fattura DEVE essere emessa sempre. In caso contrario parliamo evidentemente di … mancata fatturazione. E se la fattura è stata emessa, DEVE di conseguenza essere registrata anche nella contabilità dell’acquirente.

Scontrino, fattura e rimborsi spese

Ma, qualcuno dice, la situazione è diversa se consideriamo gli acquisti di beni o servizi che non sono oggetto dell’attività di impresa in senso stretto, come ad esempio le spese di trasferta (pranzi, alberghi, ecc.).

Sull’argomento sappiamo bene, in realtà, come ci si deve comportare (vedi articolo sulle note spese e giustificativi IVA) . Il dipendente deve chiedere lo scontrino o la fattura anche se paga con carta di credito aziendale. Poi compila la nota spese e l’azienda la registra e deduce i costi rimborsati a piè di lista.

Ma se le spese non sono documentate in modo idoneo (ovvero lo scontrino o la fattura non ci sono) gli importi rimborsati devono essere ripresi a tassazione in capo al dipendente (anche se li ha pagati con carta di credito aziendale).

Ovviamente il dipendente in trasferta non può chiedere o non chiedere la fattura a suo piacimento, perchè come sappiamo se non c’è una soglia di convenienza economica valida per tutta l’azienda al di sotto della quale non richiedere le fatture, si rende non deducibile l’IVA implicita contenuta nello scontrino.

Certezza, inerenza, competenza, congruità

I concetti esposti trovano piena conferma in quanto scrive l’Agenzia delle Entrate nella risposta n. 403 del 09 ottobre 2019 ad un interpello sulla dematerializzazione delle note spese e dei giustificativi allegati.

Nel parere rilasciato si legge infatti che: “restano fermi i requisiti ai quali è subordinata la deducibilità dei costi in capo al datore di lavoro istante” e che “I giustificativi di spesa – parte integrante delle note cui si riferiscono – sono … omissis … indispensabili non solo al controllo della certezza della spesa, ma anche dei predetti requisiti di inerenza, competenza e congruità.”

Quindi l’Agenzia delle Entrate ci sta dicendo che i giustificativi di spesa (ovvero scontrini e fatture, e non anche le ricevute delle carte di credito) sono in primo luogo necessari per provare che la spesa è avvenuta. E poi naturalmente anche per dimostrarne l’inerenza all’attività di impresa.

Ad ulteriore conferma, l’Agenzia delle Entrate cita una recente sentenza di Cassazione in cui si dice, tra l’altro, che “una spesa può essere correttamente inserita nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, la ragione della stessa“.

E come è possibile ricavare la ragione di una spesa dallo scontrino di pagamento della carta di credito ? non solo non troviamo elementi essenziali come la partita IVA del fornitore ma nemmeno la descrizione e la quantità dei beni o dei servizi acquistati.