In questi ultimi mesi il tema della fatturazione elettronica ha sollevato l’interesse di molte aziende anche in relazione alle modalità di documentazione delle spese sostenute dai dipendenti in trasferta. Sull’argomento mi sono stati rivolti vari quesiti, per cui ho deciso di condividere alcune delle mie argomentazioni in proposito.

Le spese aziendali sostenute dai dipendenti

I quesiti a cui mi riferisco hanno in comune questa situazione: un dipendente effettua delle spese per beni e servizi che paga con denaro proprio o con carte di credito aziendali e l’amministrazione vuole fornire istruzioni sul tipo di documentazione fiscale da produrre.

In sostanza si vuole sapere quando il dipendente deve richiedere obbligatoriamente una fattura e quando invece può essere sufficiente farsi rilasciare uno scontrino o una ricevuta fiscale.

Innanzitutto facciamo chiarezza sui casi pratici in cui un dipendente, che non sia un procuratore aziendale o un addetto all’ufficio acquisto, si trova ad acquistare beni e servizi per l’azienda:

A. il dipendente sostiene spese di trasferta come vitto, alloggio, spese varie (lavanderia, parcheggi, mance, ecc.) o spese di trasporto.

B. il dipendente effettua delle spese di rappresentanza per pranzi e cene con ospiti esterni (più raramente, ma è possibile, sosterrà spese alberghiere o di trasporto a favore di ospiti esterni).

C. il dipendente effettua delle spese per acquisti di beni inerenti l’attività di impresa (materiali di consumo, accessori o altri beni di produzione per i quali è stato autorizzato all’acquisto).

Il denominatore comune di questi casi è che il dipendente sta svolgendo delle attività lavorative al di fuori della sede di lavoro e quindi è in trasferta o in procinto di effettuare una trasferta. Anche se si trattasse di una semplice uscita di servizio per acquistare dei beni, tecnicamente si tratta pur sempre di una “trasferta”, autorizzata e di breve o brevissima durata (ma in cui il dipendente può ad esempio utilizzare un taxi o dei mezzi pubblici, il cui costo è soggetto a rimborso).

Ma se si tratta di trasferte, il dipendente deve sempre compilare una nota spese per comunicare all’amministrazione aziendale di avere sostenuto delle spese di trasferta (tipo A) o delle spese di rappresentanza nell’ambito di una trasferta (tipo B). Nel caso di spese per acquisti di beni e servizi diversi dalle spese di trasferta (tipo C) si consiglia comunque di riportare tali spese in un’apposita sezione della nota spese denominata “spese conto azienda”, soprattutto nel caso in cui tali spese sono state pagate dal dipendente che, di conseguenza, ha diritto al rimborso; ma vale lo stesso consiglio anche nel caso in cui le spese sono state pagate con mezzi aziendali (in questo caso è ovviamente ammissibile che il dipendente porti direttamente in amministrazione i documenti giustificativi di spesa).

La documentazione delle spese di trasferta

Iniziamo col dire che in nota spese devono essere inserite tutte le spese relative alla trasferta o all’uscita di servizio indipendentemente dal fatto che le spese siano state pagate dal dipendente con mezzi personali piuttosto che con mezzi di pagamento aziendali (carte di credito, di debito o ricaricabili dell’azienda). Ci sono almeno due ragioni per cui in nota spese devono essere riportate tutte le spese di trasferta senza distinzione:

1. in primo luogo perché è necessario conteggiare tutte le spese di vitto, alloggio e varie per verificare l’eventuale superamento dei limiti di deducibilità giornalieri dai redditi d’impresa;

2. ed in secondo luogo perché tutte le spese di trasferta devono essere annotate nel Libro Unico del Lavoro ai fini di eventuali verifiche sull’assoggettamento a tassazione in capo al dipendente.

Stabilito che ogni spesa di trasferta sostenuta dal dipendente deve essere indicata in nota spese, è noto che, per beneficiare dell’esenzione da imposte e contributi a carico del dipendente, occorre che le spese siano idoneamente documentate. Quindi il dipendente deve supportare ogni spesa con il relativo giustificativo fiscale: lo scontrino, la ricevuta fiscale o in alcuni casi la fattura.

Vediamo quando è necessario chiedere la fattura nel caso di spese di trasferta per vitto e alloggio.

La circolare Agenzia delle Entrate n. 25E del 19 maggio 2010 ci ricorda che “ai sensi dell’art. 22, terzo comma, del D.P.R. n. 633 del 1972, gli imprenditori non sono obbligati a richiedere la fattura per le prestazioni alberghiere e di ristorazione; detto obbligo, infatti, sussiste soltanto per gli acquisti effettuati presso commercianti al minuto in relazione a beni che formano oggetto dell’attività propria dell’impresa”.

Le aziende potrebbero quindi dare istruzioni ai propri dipendente in trasferta nel senso di non chiedere la fattura per pranzi, cene e hotel. Non c’è l’obbligo di farlo. La circolare citata conferma che “in mancanza della fattura, le prestazioni alberghiere e le somministrazioni di alimenti e bevande sono documentate mediante scontrino o ricevuta fiscale, quindi, mediante documenti che non consentono l’esercizio della detrazione in quanto privi dell’evidenziazione dell’IVA relativa a dette prestazioni.

L’unica conseguenza che deriva da questa scelta consiste nel dovere riprendere a tassazione, ai fini dei redditi di impresa, la quota parte di IVA spesata e non detratta, come sottolineato dalla citata circolare nel punto in cui afferma che “la circolare 3 marzo 2009, n. 6 ha precisato che l’IVA non detratta in seguito ad una valutazione discrezionale del contribuente non può costituire un costo inerente e, quindi, deducibile dal reddito”.

Per chiarire con un esempio, se un dipendente in trasferta sostiene una spesa di € 55,00 per un pranzo e non richiedere la fattura ma documenta la spesa con uno scontrino fiscale, l’azienda riconosce al dipendente la somma (se l’ha pagata personalmente), non può annotare € 5,00 di IVA a credito perché non ha la fattura con l’IVA esposta ma non può nemmeno registrare l’intero costo come spese di trasferta deducibili, dovendo scorporare l’imponibile di € 50,00 che verrà rilevato come costo deducibile dall’IVA teorica di € 5,00 che verrà rilevata come costo non deducibile.

Lo stesso dicasi nel caso in cui il dipendente richiede la fattura e l’azienda non detragga l’IVA.

Ma a questa regola si applica un’eccezione nel caso in cui la fattura non sia stata richiesta per una “valutazione di convenienza economica-gestionale”. La spiegazione dell’eccezione viene fornita nella circolare citata che dice : “l’imprenditore e il professionista, infatti, possono decidere di non richiedere le fatture relative alle prestazioni alberghiere e di ristorazione – sempreché non costituiscano oggetto dell’attività propria dell’impresa – e, quindi, di non detrarre l’IVA assolta sulle stesse, nel caso in cui i costi da sostenere per eseguire gli adempimenti IVA connessi alle fatture siano superiori al vantaggio economico costituito dall’importo dell’IVA detraibile. In tal caso, posto che la scelta dell’operatore si prospetta come la soluzione economicamente più vantaggiosa, si può riconoscere all’IVA non detratta per mancanza della fattura la natura di “costo inerente” all’attività esercitata e, pertanto, la deducibilità ai fini delle imposte sui redditi.”

Ovviamente queste valutazioni devono risultare da comunicazioni interne applicabili in generale a tutte le situazioni e che possono consistere, ad esempio, nel disporre che per tutte le spese di vitto e alloggio inferiori, ad esempio, a € 30,00 i dipendenti in trasferta non devono richiedere l’emissione della fattura in quanto i costi amministrativi di esecuzione degli adempimenti IVA sono superiori al vantaggio derivante dal recupero dell’IVA a credito.

I giustificativi delle spese di rappresentanza

Trattiamo l’argomento limitatamente alle spese di rappresentanza sostenute dal dipendente, che come abbiamo detto si trova verosimilmente al di fuori della sede di lavoro (trasferta o uscita di servizio) e che “offre” un pranzo o una cena ad ospiti esterni in nome dell’azienda per finalità di pubbliche relazioni o di promozione dell’immagine aziendale.

Dobbiamo quindi ritenere che il dipendente partecipi al pranzo o alla cena come commensale e che pertanto si tratti di una particolare spesa di vitto in trasferta che assume la connotazione di spesa di rappresentanza in ragione della presenza di ospiti esterni all’azienda.

Il trattamento fiscale di questo tipo di spesa, come ha precisato in passato l’Amministrazione Finanziaria, deve essere omogeneo, non potendosi dare il caso per cui al dipendente si applichi il trattamento delle spese di trasferta ed ai soli ospiti esterni quello delle spese di rappresentanza. Quindi l’intera spesa, in presenza di ospiti esterni, viene attratta per coerenza tra le spese di rappresentanza ed è richiesta l’indicazione, sul giustificativo di spesa o in un allegato, del nome delle persone partecipanti, del loro ruolo e dell’azienda di appartenenza.

Ma poiché la spesa è stata sostenuta dal dipendente nel corso di attività lavorative svolte fuori sede, appare altrettanto evidente che tale spesa debba essere inserita in una nota spese. E ciò senza avere riguardo alla modalità di pagamento concretamente utilizzata (a carico dipendente o con carte di credito aziendale).

Sul fronte della documentazione a supporto della spesa, dobbiamo ricordare che in base all’art. 19-bis1 comma 1 lettera h) del DPR 633/1972 “non è ammessa in detrazione l’imposta relativa alle spese di rappresentanza, come definite ai fini delle imposte sul reddito”. Si tratta quindi di una spesa per cui sussiste l’indetraibilità oggettiva dell’IVA.

A tal proposito occorre riportare il disposto del DPR 695/1996 che al comma 7 stabilisce : “Non sussiste, ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, l’obbligo di annotare le fatture e le bollette doganali relative ad acquisti ed importazioni per i quali ricorrono le condizioni di indetraibilità dell’imposta stabilite dal secondo comma dell’articolo 19 [1] del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633”.

Quindi in casi di spese di rappresentanza per vitto con ospiti non c’è obbligo di richiedere la fattura per la duplice ragione che non si tratta di acquisti effettuati presso commercianti al minuto di beni che formano oggetto dell’attività propria di impresa e che si tratta di acquisti per cui ricorrono le condizioni di indetraibilità oggettiva dell’IVA per cui non c’è l’obbligo di annotazione delle fatture.

L’uso dello scontrino fiscale che contiene il dettaglio delle consumazioni o da cui possa comunque desumersi il numero di coperti, integrato con le informazioni necessarie per avere traccia degli ospiti partecipanti è nella maggior parte dei casi la scelta consigliata.

La documentazione per gli acquisti di beni

A questo punto dovrebbe essere chiaro anche l’ultimo caso prospettato, relativo ad acquisti effettuati dal dipendente in trasferta ma non relativi a spese di trasferta o rappresentanza.

Trattandosi di acquisti effettuati per conto dell’azienda, si applicano le regole generali per cui :

-) gli acquisti effettuati presso commercianti all’ingrosso (B2B) devono sempre essere documentati da fattura;

-) gli acquisti effettuati presso commercianti al minuto (B2C) devono essere documentati da fattura solo se formano oggetto dell’attività propria di impresa o se si tratta di carburante per autotrazione (novità introdotta dalla L. 27 dicembre 2017, n. 205 e successive modificazioni).

Come regola generale per questa tipologia di acquisti è quindi opportuno che il dipendente richieda sempre la fattura intestata all’azienda. Così come ritengo buona prassi amministrativa includere queste spese in un’apposita sezione della nota spese chiamata “spese conto azienda”.

Conclusioni su note spese, giustificativi e IVA

Le spese sostenute dai dipendenti al di fuori della sede aziendale devono sempre essere attestate analiticamente in nota spese (tranne ovviamente il caso di rimborso spese di trasferta a forfait, per cui non servono i giustificativi).

Riguardo al tipo di documentazione necessaria per supportare queste spese non c’è differenza alcuna tra le spese pagate in proprio dal dipendente e le spese pagare con mezzi aziendali, sia contestualmente all’acquisto (carte di credito, carte di debito, carte ricaricabili o altri strumenti fintech) che prepagate dall’azienda (voucher alberghieri, biglietteria, ecc.).

Le spese di trasferta e quelle di rappresentanza sostenute in trasferta possono essere sempre documentate con scontrino o ricevuta fiscale. La fattura infatti non serve per le spese con IVA oggettivamente indetraibile e nemmeno per le spese di vitto e alloggio con IVA detraibile.

La mancata richiesta di fattura per le spese di vitto e alloggio può tuttavia comportare la non deducibilità dell’IVA dai redditi di impresa se tale scelta non deriva da valutazioni di convenienza economica gestionale.

Ovviamente la richiesta e l’annotazione delle fatture per spese di vitto e alloggio comporta un evidente vantaggio finanziario per l’impresa, al netto dei costi per gli adempimenti IVA.

In tutti i casi in cui il dipendente effettua acquisti di beni in nome e per conto dell’azienda, deve sempre richiedere la fattura (a meno che si tratta di beni non inerenti l’attività di impresa per cui non sussistono i requisiti di deducibilità dei redditi). Anche tali acquisti, se pagati dal dipendente ed oggetto di rimborso, è opportuno che siano riportati analiticamente in nota spese.


[1] Articolo sostituito dal D.Lgs 313 / 1997 che ne ha spostato i contenuti nel nuovo art. 19-bis 1 DPR 633/1972.