In questi ultimi mesi il tema della fatturazione elettronica ha sollevato l’interesse di molte aziende anche in relazione alle modalità di documentazione delle spese sostenute dai dipendenti in trasferta. Sull’argomento mi sono stati rivolti vari quesiti, per cui ho deciso di condividere alcune delle mie argomentazioni in proposito.

Le spese aziendali sostenute dai dipendenti

I quesiti a cui mi riferisco hanno in comune questa situazione: un dipendente effettua delle spese per beni e servizi che paga con denaro proprio o con carte di credito aziendali e l’amministrazione vuole fornire istruzioni sul tipo di documentazione fiscale da produrre.

In sostanza si vuole sapere quando il dipendente deve richiedere obbligatoriamente una fattura e quando invece può essere sufficiente farsi rilasciare uno scontrino o una ricevuta fiscale.

Innanzitutto facciamo chiarezza sui casi pratici in cui un dipendente, che non sia un procuratore aziendale o un addetto all’ufficio acquisto, si trova ad acquistare beni e servizi per l’azienda:

A. il dipendente sostiene spese di trasferta come vitto, alloggio, spese varie (lavanderia, parcheggi, mance, ecc.) o spese di trasporto.

B. il dipendente effettua delle spese di rappresentanza per pranzi e cene con ospiti esterni (più raramente, ma è possibile, sosterrà spese alberghiere o di trasporto a favore di ospiti esterni).

C. il dipendente effettua delle spese per acquisti di beni inerenti l’attività di impresa (materiali di consumo, accessori o altri beni di produzione per i quali è stato autorizzato all’acquisto).

Il denominatore comune di questi casi è che il dipendente sta svolgendo delle attività lavorative al di fuori della sede di lavoro e quindi è in trasferta o in procinto di effettuare una trasferta. Anche se si trattasse di una semplice uscita di servizio per acquistare dei beni, tecnicamente si tratta pur sempre di una “trasferta”, autorizzata e di breve o brevissima durata (ma in cui il dipendente può ad esempio utilizzare un taxi o dei mezzi pubblici, il cui costo è soggetto a rimborso).

Ma se si tratta di trasferte, il dipendente deve sempre compilare una nota spese per comunicare all’amministrazione aziendale di avere sostenuto delle spese di trasferta (tipo A) o delle spese di rappresentanza nell’ambito di una trasferta (tipo B). Nel caso di spese per acquisti di beni e servizi diversi dalle spese di trasferta (tipo C) si consiglia comunque di riportare tali spese in un’apposita sezione della nota spese denominata “spese conto azienda”, soprattutto nel caso in cui tali spese sono state pagate dal dipendente che, di conseguenza, ha diritto al rimborso; ma vale lo stesso consiglio anche nel caso in cui le spese sono state pagate con mezzi aziendali (in questo caso è ovviamente ammissibile che il dipendente porti direttamente in amministrazione i documenti giustificativi di spesa).


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