E’ stata pubblicata la Risposta n. 388 data dall’Agenzia delle Entrate ad un contribuente che ha proposto interpello in tema di note spese e scontrini digitali. E da più parti mi è stato chiesto: è stata confermata la possibilità di buttare gli scontrini delle note spese ? se faccio la foto dei giustificativi e li carico sull’app delle note spese, non devo più tenere gli originali ? se la nota spese in PFDF e i file .jpg dei giustificativi sono inviati in conservazione come già facciamo per il libro giornale, siamo in regola ?

Che le note spese (e i giustificativi) si potessero gestire in un processo interamente digitale non è una novità. Le regole per farlo correttamente ci sono da tempo. Anche se per alcuni aspetti, relativi in particolare all’applicazione pratica delle norme tecniche, sarebbe interessante avere l’autorevole parere dell’Agenzia delle Entrate.

Purtroppo invece il parere o per meglio dire i pareri (considerando anche quello che è stato pubblicato con Risoluzione N. 96/E/2017) espressi dall’Agenzia delle Entrate sono veramente poco utili, per gli addetti ai lavori, a fare chiarezza definitiva su alcuni punti essenziali. Ma non certo per responsabilità dell’Agenzia …

Fino a quando chi scrive gli interpelli formula le questioni affermando in premessa che il processo è conforme alla norma, l’Agenzia risponderà sempre allo stesso modo.

Nel caso recente viene dichiarato dall’istante (una società di consulenza) che viene garantita l’autenticità e inalterabilità dell’immagine al momento della sua acquisizione a sistema (in tema di giustificativi) e che poi la nota spese, dopo essere stata contabilizzata, viene inviata in conservazione sostitutiva con tutti gli allegati e i metadati. L’Agenzia delle Entrate, nella sua risposta, non può che prendere atto di quanto dichiarato e affermare che il processo descritto, se eseguito in modo conforme alla norma, va bene. Che altro potrebbe rispondere l’Amministrazione Finanziaria alla domanda “se io faccio esattamente come dice la normativa, sono in regola ?”. Certo che lo sei …

Tant’è che in un passaggio della risposta all’interpello l’Agenzia scrive che non è verificabile in sede di interpello la condizione di esistenza delle caratteristiche di conformità alla norma dichiarate dal contribuente.

Lo stesso tipo di formulazione della domanda era stato fatto dal contribuente (una software house) che propose un quesito simile nel 2017. Allora veniva detto, in sintesi: il mio software acquisisce la foto di uno scontrino, la rende immodificabile, la trasforma in un documento informatico e poi invia sia la foto che la nota spese registrata in un sistema di conservazione documentale certificato. Domanda: se faccio tutto questo in modo del tutto conforme alle regole tecniche, alla fine posso buttare i documenti di carta ?

E’ difficile davvero comprendere la ragione per cui un’azienda voglia fare questo tipo di domande al fisco. Ma forse sono io che fatico a capire cose che altri hanno ben chiare in mente e danno per scontate. I miei dubbi residui infatti sembrano tutti far parte delle premesse contenute negli interpelli citati.

Formazione del documento digitale

A mio parere personale, per fare chiarezza definitiva sui processi digitali delle note spese occorrerebbe, nelle domande dell’interpello, descrivere bene “come i giustificativi assumono le caratteristiche di autenticità, integrità ed inalterabilità” : per apposizione di firma elettronica ? quale tipo di firma ? la firma semplice del dipendente loggato al sistema ? la firma avanzata con OTP ? la firma qualificata grafometrica ? o la firma digitale ? del dipendente o dell’azienda ? oppure viene usato un DMS con determinate caratteristiche di sicurezza ?

Non voglio scendere in particolari eccessivi, ma i punti indicati non sono mere curiosità. Noi sappiamo che la “formazione” del documento informatico ai fini tributari deve avvenire nel rispetto delle regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014. E che si applicano criteri diversi a seconda di come si forma il documento (non mi dilungo, ma c’è differenza tra la scansione di uno scontrino, la compilazione di un modulo on-line, la redazione di una email o l’estrazione di una query di dati). Nel caso della foto allo scontrino fatta con l’app del cellulare, “le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall’operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione.”

Posto che gli scontrini, a detta di chi ha proposto gli interpelli, non vengono inviati subito in conservazione, evidentemente sono resi immodificabili e ne viene garantita l’integrità tramite la prima ipotesi. Ovvero tramite l’uso di un DMS in linea con specifici standard di certificazione (che abbia ad esempio tutti i log di sistema per tracciare ogni upload, accesso, intervento di modifica o altro evento che occorre al singolo documento).

DMS a norma e metadati

E qui la mia curiosità diventa più forte, perché non riesco ad immaginare un app mobile con le caratteristiche di un DMS a norma sul device e fatico a credere che i file trasmessi dal device al server vengano archiviati in un DMS di questo tipo e che ogni accesso successivo (ad esempio nel work flow di approvazione delle note spese) sia tracciato e memorizzato.

Ma oltre a disporre di un vero e proprio sistema di gestione documentale (DMS) con precise caratteristiche, ricordo che le norme tecniche, nel capitolo dedicato alla formazione del documento informatico, richiedono in modo tassativo l’associazione dei metadati che sono stati generati durante la formazione del documento. Quindi subito dopo avere fatto la foto o la scansione dello scontrino occorre che al file immagine .jpg venga associato un set di informazioni supplementari.

Questi dati supplementari possono essere di vario tipo. Ad esempio si può inserire nei metadati il numero e la data dello scontrino, il suo importo o altre informazioni magari lette automaticamente da un software OCR.

Ma le regole tecniche richiedono obbligatoriamente solo 6 informazioni:

  1. l’identificativo univoco e persistente;
  2. il riferimento temporale di cui al comma 7;
  3. l’oggetto;
  4. il soggetto che ha formato il documento;
  5. l’eventuale destinatario;
  6. l’impronta del documento informatico.

Queste caratteristiche non sono opzionali ma fanno parte del processo di formazione del documento informatico di legge. Tuttavia nei quesiti fatti all’Agenzia delle Entrate non si fa cenno su come e quando questa serie di adempimenti viene perfezionata.

Ma devo evidentemente arrendermi all’evidenza di quanto dichiarano le società istanti nel momento in cui affermano, come nell’ultimo caso, che “una volta caricata, l’immagine può essere considerata un documento informatico fiscalmente rilevante ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale, C.A.D.), in quanto il sistema associa il documento al suo autore e ne garantisce l’integrità, l’immodificabilità e la leggibilità.

Conservazione delle note spese digitali

A parte la formazione del documento informatico ai fini tributari, (argomento che andrebbe esteso alle fatture elettroniche ed alle note spese, oltre che agli scontrini analogici), un altro aspetto che andrebbe affrontato nei quesiti degli interpelli è il tema della tempistica dell’invio in conservazione.

Le domande che mi piacerebbe venissero fatte sono ad esempio queste: il responsabile della conservazione che acquisisce i file deve procedere con l’archiviazione immediata o può attendere ed effettuare l’invio nei termini di legge per la contabilità aziendale (90 giorni dopo la trasmissione della dichiarazione dei redditi dell’anno) ? in questo secondo caso, nel periodo di tempo intercorrente tra la contabilizzazione e la conservazione, le note spese devono essere riprodotte in forma analogica o possono essere mantenute in formato elettronico a disposizione delle autorità ?

Firma delle note spese digitali

Infine, tra le mie “curiosità minori” rientrerebbe anche il quesito sulla gestione di eventuali modifiche apportate dall’amministrazione aziendale ai contenuti della nota spese. Sarebbe infatti interessante conoscere il parere dell’Agenzia presentando un processo in cui il documento informatico nota spese, formato dal dipendente, viene poi alterato dall’amministrazione interna prima di essere contabilizzato. Come sappiamo è un caso frequente, conseguenza delle attività di controllo formale. Ma in presenza di gestione elettronica dei documenti, la nota spese “finale” deve essere nuovamente firmata dal dipendente ? cosa significa dal punto di vista informatico ? il dipendente deve confermare le modifiche con un nuovo invio ? occorre disporre del versioning dei file ? di quali file ? i soli PDF o anche la base dati ?


Per concludere, mi sembra che anche l’interpello sulle note spese digitali che quest’ultima azienda ha posto all’Agenzia delle Entrate sia formulato, come accaduto in passato, in modo tale da ottenere un facile benestare alla procedura adottata, trascurando peraltro di domandare se il trattamento informatico dei documenti sia veramente idoneo a soddisfare i requisiti tecnici dettati dalla norma. E l’amministrazione risponde in modo del tutto ineccepibile, affermando che se la norma è rispettata nulla osta alla distruzione dei documenti analogici. Sarà poi in sede di ispezione che verrà verificata la concreta sussistenza dei presupposti di legge.