Dal 1° luglio niente più scheda carburante

Dopo oltre 20 anni di servizio, l’anacronistica scheda carburante lascia il posto a più moderni sistemi telematici di acquisto e certificazione dei costi. La prima sensazione è che non rimpiangeremo il cartoncino prestampato da compilare ogni mese con i dati dell’autovettura, i chilometri iniziali e finali, i timbri e le firme di ogni gestore e le totalizzazioni da fare a mano con lo scorporo dell’IVA.

Va detto che i disagi che la scheda carburante ha sempre creato per il driver si contrapponevano ad una certa semplicità di gestione contabile per l’amministrazione aziendale. Infatti è sempre stato abbastanza semplice e veloce registrare tutti i rifornimenti del mese di un automezzo con una sola auto-fattura. Così come era semplice per i dipendenti allegare alla nota spese la scheda carburanti del mese indicando gli importi pagati personalmente che avrebbero dovuto essere poi rimborsati dall’azienda.

Sollevo non a caso il tema della semplificazione amministrativa pensando ad un’altra buona idea introdotta dal legislatore nel 2012 che tuttavia non ha trovato grande diffusione nella sua applicazione pratica proprio a causa delle maggiori complessità amministrative introdotte. Mi riferisco alla possibilità esistente di sostituire la scheda carburanti con pagamenti elettronici (carte di credito, di debito o prepagate).

Come chiarito anche nelle circolari a suo tempo emanate dall’Agenzia delle Entrate, gli strumenti di pagamento devono essere intestati all’azienda (quindi niente bancomat o visa del dipendente), ogni acquisto di carburante deve essere un’operazione autonoma e identificabile, il passaggio dal cartaceo (scheda carburante) all’elettronico (carte di pagamento) è irreversibile per tutta l’azienda, dall’estratto conto della carta di credito devono risultare tutti gli elementi “necessari a consentire la verifica dell’esistenza del diritto alla detrazione IVA e della deducibilità del costo nella misura spettante, in capo al soggetto acquirente”.

Tutti questi elementi, uniti al fatto che le registrazioni contabili devono avvenire per singola transazione (alias per ogni singolo rifornimento) e non più cumulativamente per automezzo / mese, hanno di certo frenato l’adozione di questa misura di “semplificazione“, lasciando spazio al più semplice metodo di utilizzo di fuel card emesse da società petrolifere che consentono di ricevere una fattura riepilogativa mensile con separata indicazione degli acquisti per singolo automezzo. Nessun esborso per il dipendente, niente carte di credito aziendali per tutti ed una sola registrazione contabile e IVA.

Ma tutto ciò sarà superato a partire dal 1° luglio 2018, decorrenza della introduzione della fattura elettronica per i distributori di carburante e del pensionamento della scheda carburanti per gli acquirenti con partita IVA.

Sul fatto che si tratti di una concreta semplificazione operativa, staremo a vedere. Prima di esprimere un giudizio è meglio attendere le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate sulle modalità di applicazione della norma. Tuttavia è già possibile evidenziare qualche elemento di possibile criticità legato a questo cambiamento. Ma andiamo con ordine e prima di illustrare alcuni dubbi che già oggi pare logico sollevare sulla novità introdotta, vediamo in sintesi quali sono stati gli interventi legislativi di modificazione della normativa.

Cosa ha modificato la Legge 205/2017 ?

Si tratta della legge di bilancio 2018, una legge composta da 1 solo articolo e ben 1181 commi, che ha introdotto la fatturazione elettronica obbligatoria per i privati a partire dal 1° gennaio 2019. I testi normativi di riferimento sono quelli che vanno dal comma 909 al comma 928. Specifico questo dettaglio perché è proprio all’interno di questo gruppo di disposizione che troviamo quello che ci interessa in tema di carburanti.

Andando con ordine, al comma 917 si dice che “Fermo restando quanto previsto al comma 916, le disposizioni dei commi da 909 a 928 si applicano alle fatture emesse a partire dal 1º luglio 2018 relative alle cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori.” Quindi si devono applicare le disposizione che prevedono l’emissione della fattura elettronica in formato xml che viene inviata ad un “postino” centrale, il c.d. Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, che memorizza i dati fiscali rilevanti e trasmette al destinatario il file. Quando la norma della fatturazione elettronica sarà a regime, tutti i titolari di partita IVA avranno accesso allo SDI, direttamente o tramite intermediari. Ma sino ad allora sono in pochi coloro cha hanno aderito alla fase di fatturazione elettronica volontaria.

La legge di bilancio prosegue poi disciplinando vari aspetti legati all’IVA ed alle imposte sui redditi. Vediamo come:

  • al comma 920 viene modificato l’art. 22 della legge IVA, che fa parte del titolo “Obblighi dei Contribuenti” aggiungendo al terzo comma una nuova disposizione. Il testo completo della norma diventa quindi :

Gli imprenditori che acquistano beni che formano oggetto dell’attività propria dell’impresa da commercianti al minuto ai quali e’ consentita l’emissione della fattura sono obbligati a richiederla. Gli acquisti di carburante per autotrazione effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione da parte di soggetti passivi dell’imposta sul valore aggiunto devono essere documentati con la fattura elettronica.

  • al comma 923, sempre con riferimento alla legge IVA è stato aggiunta una disposizione al 1° comma lettera d) dell’art. 19-bis1 “Esclusione o riduzione della detrazione per alcuni beni e servizi” il cui testo completo è ora il seguente:

l’imposta relativa all’acquisto o all’importazione di carburanti e lubrificanti destinati ad aeromobili, natanti da diporto e veicoli stradali a motore, nonchè alle prestazioni di cui al terzo comma dell’articolo 16 e alle prestazioni di custodia, manutenzione, riparazione e impiego, compreso il transito stradale, dei beni stessi, e’ ammessa in detrazione nella stessa misura in cui e’ ammessa in detrazione l’imposta relativa all’acquisto o all’importazione di detti aeromobili, natanti e veicoli stradali a motore. L’avvenuta effettuazione dell’operazione deve essere provata dal pagamento mediante carte di credito, carte di debito o carte prepagate emesse da operatori finanziari soggetti all’obbligo di comunicazione previsto dall’articolo 7, sesto comma, del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 605, o da altro mezzo ritenuto parimenti idoneo individuato con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate.

  • al comma 921 è stato poi aggiornato il dpr 696/1996 che si intitola “Regolamento recante norme per la semplificazione degli obblighi di certificazione dei corrispettivi” modificando con una aggiunta la lettera b) del primo comma. Il testo ora è il seguente:

1. Non sono soggette all’obbligo di certificazione di cui all’articolo 1 le seguenti operazioni: a) … omissis … b) le cessioni di beni iscritti nei pubblici registri, di carburanti e lubrificanti per autotrazione nei confronti di clienti che acquistano al di fuori dell’esercizio di impresa, arte e professione.

  • al comma 922, per quanto riguarda le imposte sui redditi, il Testo Unico è stato modificato all’art. 164 che si intitola “Limiti di deduzione delle spese e degli altri componenti negativi relativi a taluni mezzi di trasporto a motore, utilizzati nell’esercizio di imprese, arti e professioni” introducendo il nuovo art. 1-bis) che recita :

Le spese per carburante per autotrazione sono deducibili nella misura di cui al comma 1 se effettuate esclusivamente mediante carte di credito, carte di debito o carte prepagate emesse da operatori finanziari soggetti all’obbligo di comunicazione previsto dall’articolo 7, sesto comma, del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 605).

Questa è in sintesi la nuova normativa ai fini IVA e delle imposte sui redditi. Vediamo ora quali dubbi e possibili criticità emergono da queste novità.

Pagamento esclusivo con carte di credito

Tutti i dipendenti che utilizzano un’auto aziendale dovranno effettuare i pagamenti del carburante solo con carte di credito, debito o prepagate intestate all’azienda. Quindi non sarà più possibile pagare in contanti, con bancomat personale o con altra carta di credito del dipendente e poi chiedere il rimborso in nota spese.

Tutti i titolari di partita IVA, aziende, artigiani o professionisti, i cui dipendenti utilizzano automezzi intestati alla ditta dovranno mettere a disposizione dei propri collaboratori degli strumenti di pagamento intestati appunto alla ditta stessa. Ovviamente sono disponibili sul mercato infinite possibilità di scelta quanto a strumenti di pagamento: dalle carte di credito corporate alle prepagate, tutti gli istituti di credito o gli operatori finanziari autorizzati propongono varie offerte tra cui scegliere.

Tuttavia, se occorrerà un’ampia diffusione di questi strumenti tra il personale dipendente, si pone come centrale il tema del controllo amministrativo della spesa. E non tutti gli strumenti di pagamento permettono di avere un controllo immediato della capacità di spesa distribuita ai singoli utilizzatori.

Una soluzione efficace e semplice da usare che sicuramente troverà ampia diffusione e gradimento per le sue caratteristiche di elevata flessibilità oltre che di sicurezza è ad esempio quella proposta da Soldo, una start-up che nasce a Londra (ma dal cuore e cervello italiani) che propone dei wallet individuali associati a carte di debito Mastercard con la caratteristica di potere gestire centralmente i budget di spesa e una serie di regole di spesa. Occorrerà solo attendere il provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate che dovrà individuare gli altri mezzi di pagamento ritenuti idonei e quindi parificati a quelli soggetti alle comunicazioni all’Anagrafe Tributaria.

Ricezione della fattura elettronica

Se tramite il pagamento con carte di credito, debito o prepagate assolviamo l’onere della prova di avere effettuato l’acquisto, tuttavia per detrarre l’IVA nella misura consentita dalla legge occorre anche assolvere all’obbligo di documentazione dell’acquisto tramite fatture elettronica.

Quindi dal 1° luglio tutte le aziende, gli artigiani e i professionisti dovranno essere in grado di ricevere una fattura che il distributore di carburante è obbligato ad emettere in formato xml e ad inviarla al “postino” statale (che è il Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate) il quale provvede ad inoltrarla all’acquirente. Ma come fa il Sistema di Interscambio a sapere chi è l’acquirente ? Fondamentalmente in due modi :

  • tramite PEC, perchè al momento dell’emissione l’acquirente ha dichiarato l’indirizzo PEC dell’azienda a cui devono essere mandate le fatture elettroniche
  • tramite Codice Destinatario a 7 caratteri che identifica il soggetto privato nel Sistema di Interscambio e che dovrà essere conosciuto dal dipendente che effettua il rifornimento per comunicarlo al gestore.

Non è questo il contesto in cui approfondire queste tematiche, ma evidentemente l’uso della PEC risulta alquanto inefficiente perchè costringe poi l’amministrazione a scaricare gli allegati in xml, importarli in un sistema contabile o visualizzarli tramte apposito software per poi stampare la fattura e registrarla.

L’identificazione diretta allo SDI tramite Codice Destinatario peraltro è un percorso non immediato se effettuato in proprio dall’azienda. Più semplice se l’azienda si avvale di un intermediario. Ma ciò comporta comunque accedere ad un portale per scaricare il file xml e procedere come si è visto in precedenza.

Queste problematiche si presentano sia per le piccole realtà che dovranno organizzarsi per potere ricevere queste fatture elettroniche e poi elaborarle manualmente, sia per le realtà più grandi che dovranno rivedere i processi di ricezione delle fatture, di approvazione della spesa, di match con i pagamenti elettronici effettuati e di integrazione nei sistemi gestionali ai fini delle registrazioni contabili e IVA.

Come ricordato in apertura, esiste sempre la possibilità di dotarsi di fuel card emesse dalle compagnie petrolifere ed intestate alla singola autovettura. In questo modo si riceve una fattura analogica (sino al 1° gennaio 2019) che riepiloga tutti gli acquisti del mese e che viene pagata dall’azienda secondo i termini concordati. Di contro, come sappiamo, il fatto che ciascuna fuel card copre solo la rete di distributori della compagnia petrolifera emittente.

Tornerò sicuramente sull’argomento quando l’Agenzia delle Entrate avrà emesso le disposizioni operative.