Perché si può recuperare l’IVA vitto e alloggio

In relazione ad un mio recente articolo sul Collegato Fiscale alla Legge di Bilancio 2018, da più parti mi è stato chiesto di spiegare meglio come fare per recuperare l’IVA vitto e alloggio pagata sulle spese di trasferta dei propri dipendenti. Per molti si tratterà di materia nota e già applicata, ma forse un ripasso può essere comunque utile anche a chi ha già adottato questa semplice procedura.

La storia in breve è questa: in origine c’era una previsione di indetraibilità oggettiva dell’IVA sulle prestazioni alberghiere e di ristorazione; ma questa norma che impediva di detrarre l’IVA sulle spese per alberghi e ristoranti era in contrasto con la Direttiva 20006/112/CE dell’Unione Europea; a seguito dell’apertura di un procedura di infrazione nei confronti dell’Italia, nel 2008 è stata modificata la Legge IVA nazionale.

Quindi il punto e) dell’art 19.bis1 del DRP 633/1972 (la Legge IVA), che recitava “salvo che formino oggetto dell’attività propria dell’impresa, non e’ ammessa in detrazione l’imposta relativa a prestazioni di trasporto di persone, a prestazioni alberghiere e a somministrazione di alimenti e bevande, …” è stato emendato eliminando le parole “a prestazioni alberghiere e a somministrazione di alimenti e bevande”. Tolti questi riferimenti, l’IVA sulle spese di alberghi e ristoranti è diventata detraibile per tutti.

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Come fare per recuperare l’IVA vitto e alloggio

Semplice, a condizione che i costi di vitto e alloggio siano inerenti all’attività, basta avere una fattura intestata all’azienda. Con l’annotazione della fattura nei registri IVA si esercita quindi il proprio diritto alla detrazione. Ottima soluzione, se non fosse per il fatto che comporta una discreta attività amministrativa con i relativi costi.

Per ogni albergo o ristorante occorre infatti inserire una anagrafica fornitore, per ogni fattura si deve effettuare una registrazione contabile di acquisto sia di contabilità generale che di analitica (per chi la gestisce) e naturalmente di contabilità IVA. Poi occorre ricordarsi di chiudere la posizione a debito in quanto la fattura risulta pagata e contemporaneamente aprire una posizione verso il dipendente se la spesa è stata effettuata in trasferta e anticipata dal dipendente stesso …

Il tema della “convenienza economica” a rilevare l’operazione da fattura per recuperare l’imposta a credito è stato subito posto in risalto da vari commentatori e soprattutto dalle aziende stesse, che in un primo momento hanno accolto tiepidamente la novità.

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Ma conviene recuperare l’IVA vitto e alloggio?

Per non reagire solo in base alle “sensazioni”, è opportuno fare due conti per vedere se e quando conviene attivarsi per recuperare l’IVA su alberghi e ristoranti. Ma prima di farlo è necessario aggiungere un altro tassello alle nostre informazioni.

Occorre infatti sapere che, se decidiamo di non recuperare l’IVA per non dovere gestire le fatture, registrando a costo l’importo totale della fattura, una parte del costo registrato (pari all’IVA non detratta) non sarà deducibile dalle imposte sui redditi. Per cui l’azienda dovrà riprendere a tassazione questa componente di costo che è considerata mancante del requisito dell’inerenza. Per il fisco si tratta di una libera scelta dell’imprenditore di non recuperare un credito verso l’erario (per l’IVA). Quindi se la fattura esiste, deve essere registrata e l’IVA recuperata se non si vuole incorrere in un extra costo pari ad IRES ed IRAP sull’IVA non detratta.

Tuttavia c’è un’eccezione alla regola. E’ il caso in cui l’azienda attua una scelta di convenienza economica e, valutato che i costi amministrativi da sostenere per eseguire gli adempimenti IVA sono superiori al vantaggio economico che ne può derivare, decide di non richiedere l’emissione della fattura per il soggiorno alberghiero o il pasto al ristorante. L’eccezione consiste nel fatto che è ammessa la deducibilità del costo IVA (implicito nello scontrino o nella ricevuta fiscale) dai redditi di impresa in quanto si tratta di una scelta imprenditoriale basata su valutazioni di convenienza economico‐gestionale.

Allora facciamo due conti per capire come identificare questa soglia di convenienza. Magari seguendo le indicazioni proposte dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti che in un parere del 2011 ci guida nel ragionamento sino alla conclusione che, in ipotesi di una spesa di trasferta fuori dal comune sede di lavoro (e interamente deducibile) per un ristorante (con IVA al 10%) la soglia di convenienza può essere fissata in una spesa pari all’importo di € 33,00 (totale pagato, IVA inclusa).

Al di sotto di questa cifra i costi di gestione amministrativa della fattura rendono anti-economico per l’imprenditore recuperare l’IVA a credito. L’azienda potrebbe quindi decidere di inserire nelle sue travel policy una tax rule per cui i dipendenti non devono richiedere all’esercente l’emissione della fattura per spese di importo inferiore ad € 33.

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L’utilizzo della fattura riepilogativa IVA

Ovviamente tutto questo vale se in azienda si registrano singolarmente le fatture per alberghi e ristoranti. Ma il discorso cambia se l’azienda coglie il suggerimento che è arrivato dall’Agenzia delle Entrate relativamente alla possibilità di utilizzare un unico documento riepilogativo per registrare cumulativamente ai fini IVA tutti gli acquisti (di vitto e alloggio, nel nostro caso) inferiori ai 300 euro.

Per chi gestisce i rimborsi spese manualmente, con strumenti di office (excel + email) e stampa delle note spese per i controlli e le registrazioni, la creazione di una fattura riepilogativa IVA potrebbe comportare in realtà anche un aggravio di tempi conseguente alla necessità di estrapolare tutte le fatture vitto e alloggio dalle singole note spese, crearne un elenco in excel, numerarle, allegarle e totalizzarle per aliquota.

Se invece l’azienda utilizza un software dedicato alla gestione delle note spese, potrà con ogni probabilità beneficiare di funzionalità che permettono di generare automaticamente la fattura riepilogativa IVA contenente tutte le spese per vitto e alloggio (documentate da fattura) già numerate, totalizzate e riepilogate per aliquota. Come richiede l’art. 6 del DPR 695 del 1996.

In quest’ultimo caso la soglia di convenienza si abbassa notevolmente, perchè è possibile con una sola registrazione ai fini IVA rilevare il credito di imposta per tutti gli acquisti inclusi nella fattura riepilogativa.

E quando occorrerà predisporre, in proprio o tramite il commercialista di fiducia, il file per le Comunicazioni Dati IVA, le fatture riepilogative possono essere inviate solo per totali senza alcuna necessità di fornire ulteriori dettagli.