La Fase di Dematerializzazione

Il tema della dematerializzazione, con tutti i benefici derivanti dalla riduzione se non dalla eliminazione della carta in azienda, è noto ed ampiamente dibattuto da vari anni.

Se pensiamo che la normativa nazionale è stata introdotta per la prima volta nel 2005, è da oltre un decennio che per le aziende italiane è stato possibile avviare una parziale o, più raramente, totale “rivoluzione digitale” per la creazione, la trasformazione, la gestione e l’archiviazione dei documenti in formato elettronico.

Nonostante un percorso legislativo piuttosto travagliato, che dall’entrata in vigore del Codice dell’Amministrazione Digitale (il “CAD“) il 1° gennaio 2006 ha visto l’emanazione di una serie di significativi correttivi e di numerose integrazioni (percorso non ancora terminato alla fine del 2017, ndr), il quadro normativo esistente permette alle aziende di trasformare i documenti cartacei in documenti digitali, di sottoscriverli con modalità elettronica e di conservarli a norma di legge.

Senza entrare in tecnicismi, che richiederebbero una trattazione separata, sui sistemi, gli strumenti e le procedure indicate dalla normativa sulla dematerializzazione, tutte le aziende sono oggi in grado di produrre documenti in formato esclusivamente elettronico che hanno pieno valore legale, sia fini civilistici che tributari.

Come sempre accade, sono state le grandi imprese che per prime hanno avviato dei percorsi digitali virtuosi. Banche, assicurazioni, utilities, multinazionali che operano nel B2B sono state le categoria di aziende che hanno fatto scuola, sperimentando l’applicazione della normativa ed in qualche modo favorendo anche la diffusione della conoscenza tecnica tra le software house che sono state coinvolte in progetti complessi e sfidanti.

Le ragioni per cui questi pionieri hanno avviato progetti di dematerializzazione “a norma” derivano sicuramente dai benefici legislativi che hanno permesso di non duplicare più gli archivi, ma sono state agevolate da esigenze operative di razionalizzazione e gestione efficace ed efficiente della documentazione in contesti aziendali così complessi e con volumi di carta tanto elevati. In buona sostanza la normativa del CAD è intervenuta quando c’è stato il bisogno di fare un’ulteriore e definitivo passo verso la dematerializzazione di documenti che già venivano “trattati” in formato elettronico ma che con la nuova “conservazione sostitutiva” hanno potuto essere anche archiviati digitalmente mantenendo a livello giuridico la stessa valenza probatoria dei documenti analogici.

Non senza qualche difficoltà la diffusione dei modelli di gestione documentale legale si è estesa tra le medie imprese ed ora si sta ampliando ulteriormente anche per le aziende di minori dimensioni. Le norme sulla fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione prima e nel Business to Business poi hanno dato una spinta alla diffusione di una maggiore “cultura digitale” tra imprese di ogni dimensione, così come le recenti novità introdotte dal regolamento europeo EIDAS che hanno sancito definitivamente la sostanziale equiparazione legale del “documento elettronico” a quello cartaceo.

La Gestione Documentale

Con il termine “gestione documentale” in senso stretto intendiamo solitamente le procedure e le tecniche informatiche per l’archiviazione dei documenti in formato digitale. Il focus è sul ciclo di vita del documento già formato e pre-esistente che deve essere trattato secondo principi di buon governo degli archivi aziendali.

Nella nozione di documento includiamo tutte le forme di comunicazione scritta che vengono introdotte in azienda (nei termini più generali la corrispondenza in entrata) o che sono prodotte dall’azienda ai fini interni (ordini di servizio, comunicazioni tra reparti, ecc.) o trasmesse all’esterno (ordini di acquisto, fatture di vendita, ecc.). Tutte queste comunicazioni possono o devono essere sottoscritte, a vario titolo e con diverse finalità probatorie, per poi essere trasmesse, ricevute, trasformate, inoltrate e archiviate in luoghi “digitali” accessibili e sicuri.

Le regole tradizionali di gestione dell’archivio documentale, fondate sulla protocollazione, la classificazione, l’organizzazione, l’assegnazione ed il reperimento dei documenti, sono traslate nella gestione elettronica degli stessi archivi perlopiù con le stesse regole e modalità.

Pertanto i sistemi informatici per la gestione documentale, pre-esistenti e indipendenti rispetto alle norma sulla conservazione legale, costituiscono l’evoluzione tecnologia di prassi consolidate e che ogni azienda avrebbe già dovuto adottare con riferimento alla documentazione in forma analogica.

E’ proprio con l’introduzione e la gestione di questi sistemi per la gestione documentale informatizzata che nasce il termine di “dematerializzazione“, riferito ad una parte, un tempo preponderante, di documenti nati in forma cartacea che devono essere trasformati in forma elettronica tramite l’uso di scanner che ne “fotografano” i contenuti e producono un corrispondente “file” elettronico che verrà indicizzato per essere poi memorizzato su un computer e reso disponibile a tutti coloro che, possedendo le necessarie autorizzazioni, ne richiedono l’accesso.

Con il passare del tempo è evidente che per ogni azienda non si porrà tanto il problema di “dematerializzare” a posteriori documenti nati in forma analogica quanto la tematica di gestire secondo le più appropriate regole di archivio tutti i documenti che nascono già in formato digitale, sia prodotti internamente dall’azienda stessa che originati e ricevuti in questa forma da enti esterni.

La Conservazione Legale

Quando l’azienda ha adottato idonee procedure e si è dotata di un sistema per la gestione documentale, l’aspetto della conservazione legale dei documenti appare quasi marginale. Come si legge nelle “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici” emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale:

La normativa italiana … ha da sempre differenziato il sistema di conservazione dal servizio di gestione documentale in quanto identificano fasi differenti della vita di un archivio:
• il servizio di gestione documentale permette la gestione dell’archivio corrente ovvero dei documenti utili alla trattazione dei procedimenti e degli affari in corso
• il sistema di conservazione garantisce, nel lungo termine, il valore legale dei documenti conservati e l’esibizione all’utente che rientrando nella “comunità di riferimento” ha diritto alla consultazione dei documenti conservati.

Ne discende che il sistema di conservazione si posiziona a valle del sistema di gestione documentale, pur mantenendo da un punto di vista logico la medesima architettura per tutto ciò che attiene alla indicizzazione e classificazione delle informazioni.

E’ al sistema per la conservazione legale che sono evidentemente demandate le responsabilità aggiuntive di compliance normativa, al fine di garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti oggetto di conservazione.

I Processi Documentali

Dal quadro delineato, seppur in sintesi, emerge che tutta la trattazione sulla gestione informatica dei documenti è incentrata su un oggetto, il documento, che appare statico e non ulteriormente indagato sotto il profilo della trasformazione ed evoluzione che subisce nel suo ciclo di vita e di attraversamento dei vari processi aziendali.

Sappiamo per esperienza diretta e quotidiana che nella realtà aziendale i documenti, di vario tipo, si formano nell’ambito di processi operativi più o meno strutturati e che si trasformano sia per quanto attiene i loro stessi contenuti che per ciò che riguarda lo stadio di trasmissione, approvazione, lettura o accettazione in cui si trovano.

Pensiamo ad un’ordine di vendita ricevuto da un cliente, che viene preso in carico da un addetto commerciale, inviato al responsabile per l’approvazione, trasmesso al direttore per una deroga sui prezzi, elaborato dall’ERP aziendale per controllare lo stato delle scorte, trasformato in un documento di consegna per la spedizione della merce e poi fatturato in modalità elettronica al cliente. Quanti e quali sono i documenti da gestire ? In quali casi è necessario rilevare un cambiamento di stato del documento ? Tutti i documenti che fanno parte del processo come possono essere collegati tra loro ? Su quali documenti è opportuno raccogliere una firma elettronica ?

Al di fuori degli schemi più classici delle operazioni amministrative, possiamo fare un altro esempio molto semplice in ambito di gestione delle risorse umane. Pensiamo in questo caso ad un dipendente che crea in formato elettronico una richiesta ferie e la invia al proprio responsabile per approvazione. La richiesta firmata per approvazione in modalità elettronica ritorna al dipendente (che si assenterà da lavoro nei giorni indicati) ed è processata dal sistema presenze che trasmetterà l’informazione nella fase di elaborazione del cedolino paga affinché risulti poi debitamente annotata nel Libro Unico del Lavoro. Anche in questo caso domandiamoci quanti e quali devono essere i documenti digitali prodotti ed archiviati nel sistema documentale ? Quali versioni occorre conservare ? Quali firme elettroniche devono essere applicate ?

In entrambi i casi il sistema gestionale ERP e la piattaforma HR, se ben strutturate, sono per molte aziende i repository delle relazioni tra i documenti parte del processo e sono di fatto utilizzati per essere interrogati sullo stato di avanzamento dei vari flussi di lavoro e dunque dei processi aziendali. Ma nella maggior parte dei casi il sistema per la gestione documentale (ed a maggior ragione il sistema di conservazione) è un elemento che si trova al di fuori dei processi operativi e che, nonostante la gestione del versioning documentale o anche del workflow documentale, fornisce una visione cristallizzata del solo momento in cui il documento già finalizzato è stato memorizzato in archivio.

In tale ottica i sistemi di gestione e conservazione documentale rischiano di essere percepiti dalle aziende come add-on ai processi gestionali, utili per minimizzare gli oneri derivanti dalla gestione della carta (quali tempi di elaborazione e trasmissione, spazi fisici di archivio, risparmio del materiale di stampa, efficienza nelle ricerche, ecc.) ma in qualche misura avulsi dalle dinamiche degli atti e delle operazioni aziendali.

Per questo è importante iniziare a pensare alla gestione documentale in termini di sistema integrato con le operations, come ad un sorta di hub che deve permeare tutte le funzioni e le pratiche aziendali. Le tecnologie sono già disponibili e pronte per essere implementate in modo da creare un sistema nervoso vitale che colleghi gli accadimenti aziendali con la produzione, la classificazione, l’archiviazione e la reperibilità dei documenti.

Basti pensare all’uso che si potrebbe fare delle API (Application Programmin Interface) applicate ad un sistema di gestione documentale per farlo dialogare in modo intelligente con tutti i principali sistemi gestionali ed operativi aziendali, oltre che con il mondo esterno rappresentato da clienti, fornitori, banche e istituzioni pubbliche.

Nel primo esempio, l’ordine di vendita ricevuto verrebbe protocollato come corrispondenza in entrata dal sistema documentale ed archiviato come tale prima di essere inviato in approvazione al responsabile vendite con tanto di annotazione di data e ora dell’inoltro; la validazione dell’ordine ricevuto comporterebbe ad esempio la creazione di un nuovo documento interno, collegato all’ordine originale, i cui dati possono essere trasmessi all’ERP aziendale per le successive elaborazioni; a sua volta l’ERP potrebbe informare il sistema gestionale dell’avvenuta spedizione, trasferire il documento di trasporto e poi la successiva fattura che dovrà essere inviata in conservazione legale.

Allo stesso modo, nel secondo esempio, con l’instaurazione di un dialogo tra il sistema documentale ed il sistema delle risorse umane si terrebbe traccia di tutto il processo di richiesta ferie, archiviando la domanda originale, la successiva approvazione, la relazione tra di esse ed infine anche l’avvenuto inserimento in busta paga della corrispondente voce retributiva.

Da un’architettura informatica del genere, che attua un tracking costante dei fatti e degli accadimenti aziendali, potrebbe massimizzare i benefici derivanti dall’introduzione di un sistema per la gestione documentale non limitato alla finalità di riduzione della carta in azienda ma perfettamente integrato nei processi che hanno un impatto sul ciclo di vita dei documenti stessi.

L’introduzione di queste logiche di integrazione tra operations e DMS sarebbe inoltre un primo passo verso il superamento del concetto di documento come rappresentazione visiva di testi e contenuti grafici per aprire la strada al concetto di documento come informazione pura, costituita da dati strutturati che solo attraverso una eventuale rielaborazione sono resi in forma grafica leggibile ed interpretabile con immediatezza dall’uomo. Si realizza così un cambiamento di visione dal document management al record management, peraltro già previsto a livello normativo ma per molti aspetti ancora lontano da un’ampia diffusione.