Kick-off di successo per la fattura elettronica

Trascorsi due mesi dall’introduzione dell’obbligo della fattura elettronica B2B in Italia abbiamo visto che le più nefaste previsioni di crash dei server Sogei o di empasse dei sistemi informatici aziendali non si sono affatto verificate. Ad oggi sono transitate da SDI oltre 300 milioni di fatture con un tasso di errore attorno al 4%. Tolte le prime settimane di gennaio in cui ci sono stati vari rallentamenti informatici, possiamo dire che il sistema ha retto bene e che la situazione si sta avviando verso la normalizzazione.

Fare qualche considerazione critica sul sistema in questo momento non appare quindi a rischio di essere tacciati di pessimismo cosmico o di avere atteggiamenti mentali conservatori contrari alla modernità ed al progredire delle tecnologie. La fattura elettronica è una realtà, il Paese ha reagito, come ha sempre fatto, in modo tutto sommato disciplinato alla nuova imposizione e ormai tutti, o quasi, sanno cosa sia un file xml che contiene dati strutturati e quindi di facile interpretazione da parte dei computer.

I vantaggi attesi dai fan della e-fattura B2B

Voglio quindi tornare sul tema per affrontare un aspetto, quello dell’efficienza dei processi, che nell’ultimo anno è stato da più parti indicato come la vera leva dell’innovazione introdotta con la fattura elettronica. In sostanza il messaggio che è stato trasmesso in tanti articoli e convegni è stato questo: “caro imprenditore, il nostro legislatore ti sta dando l’opportunità di rivedere i tuoi processi gestionali con l’introduzione di uno schema standardizzato di fatturazione che potrà portare grandi benefici, in termini di efficienza e risparmio, a tutto il ciclo attivo e passivo della tua impresa. Spetta a te ora cogliere questa opportunità e trasformarla in un concreto vantaggio competitivo”.

Se a livello teorico questo tipo di affermazioni possono anche essere vere, purtroppo nella pratica non si possono certo biasimare gli operatori economici se questo miglioramento nei processi non si è avverato. Le ragioni del mancato conseguimento di ipotetici obiettivi di efficientamento non risiedono naturalmente nell’inerzia degli imprenditori o in carenze di sensibilità verso l’innovazione tecnologica o l’organizzazione aziendale, ma devono a mio avviso essere attribuite sia agli schemi architetturali del progetto “fattura elettronica B2B” che soprattutto alla tardiva risposta delle software house in termini di proposte innovative nei sistemi gestionali ed ERP.

Quali erano gli obiettivi originali del MEF

Per capire meglio di cosa sto parlando e come non intenda attribuire al legislatore responsabilità che non gli appartengono, sono andato a cercare on-line il testo della analisi di impatto che venne presentata alla Camera dei Deputati il 16 aprile 2015 dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, in cui si legge, tra l’altro, l’estratto seguente:

Gli obiettivi che si intende raggiungere – nel breve, medio e lungo periodo – con la disposizione normativa in argomento (fatturazione elettronica, ndr) sono i seguenti:
1. semplificazione di alcuni complessi e onerosi adempimenti oggi in vigore a carico dei soggetti passivi IVA (registrazione dei corrispettivi, gestione degli stampati fiscali, comunicazione “spesometro”, comunicazione “black list”) fino ad una loro significativa riduzione per speciflche categorie di soggetti meno strutturati (regime che elimina l’onere dei registri contabili, elimina l’onere di garanzia per l’ottenimento dei rimborsi sopra i I5mila euro, introduce la fornitura, da parte dell’ Agenzia delle entrate, degli elementi per la liquidazione e la dichiarazione lVA);
2. miglioramento del rapporto di collaborazione tra contribuenti e Amministrazione finanziaria, potenziando – al contempo – la capacità e la tempestività dell’azione di analisi e controllo dei soggetti a rischio evasivo e di frode;
3. riduzione del tax gap dell’ evasione.
La disposizione produce anche un’accelerazione del processo di digitalizzazione del Paese, riducendo drasticamente l’uso dei documenti cartacei e spingendo i contribuenti all’adozione, anche per la quotidiana gestione amministrativa, di procedure e strumenti informatici.

Come vediamo si trattava di obiettivi attinenti il rapporto tra i contribuenti e l’amministrazione finanziaria, con un cenno ad un possibile side effect legato alla digitalizzazione del Paese. Notiamo come due obiettivi su tre fossero legati alla lotta all’evasione ed al recupero di base imponibile. Mentre non c’è traccia di altri obiettivi collegati all’efficienza dei processi amministrativi che sono stati visti da commentatori ed esperti aziendalisti come la più grande opportunità da cogliere con l’introduzione della fatturazione elettronica.

Alla luce di queste dichiarazioni il Governo ha poi dato seguito al progetto utilizzando gli strumenti che aveva a disposizione e che erano già stati testati con successo nell’ambito della fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione: il Sistema di Interscambio ed il tracciato XML.

La fattura elettronica come mero adempimento

Se guardiamo a quello che è successo concretamente, la fatturazione elettronica costituisce di fatto un adempimento tributario aggiuntivo, oltre che fortunatamente sostitutivo di altri adempimenti, che si è concretizzato nella introduzione o nella stratificazione di un nuovo livello di software.

Osservando i casi d’uso, distinguiamo gli operatori economici in due gruppi: coloro che gestivano le fatture senza l’utilizzo di software gestionali (fatture cartacee manuali, fatture in word o excel  trasformato in PDF, programmi di emissione fattura stand-alone) da coloro che già emettevano le fatture utilizzando software gestionali più o meno evoluti e complessi (ciclo order to pay con dati anagrafici di clienti e prodotti).

Nel primo caso si tratta senza dubbio di piccole realtà, ditte individuali, liberi professionisti o punti vendita al minuto che sono stati positivamente costretti ad abbandonare la carta a favore di tools a basso costo, in molti casi on-line, per la digitazione dei dati di fattura in un modulo software con invio finale del file xml generato al Sistema di Interscambio. In alcuni casi potrà essere aumentata la propensione all’outsourcing con delega al commercialista o all’associazione di categoria delle attività di compilazione ed invio delle fatture, oltre che di verifica e gestione degli esiti.

Sul fronte dell’efficienza di processo è difficile vedere in queste casistiche dei benefici tangibili: il software adottato ha un pur minimo costo, così come ci sono degli oneri per l’uso dei canali di comunicazione messi a disposizione dagli intermediari; i tempi di compilazione delle fatture sono gli stessi di prima ma è richiesto un po’ di know-how aggiuntivo (in alternativa si paga il servizio, con qualche inefficienza nella comunicazione dei dati per la compilazione della fattura).

Nel secondo caso, in presenza di un pre-esistente ERP aziendale in cui sono memorizzati gli ordini di vendita e con cui vengono creati i documenti di trasporto (per parlare solo del ciclo attivo in aziende di produzione o distribuzione di merci), l’impatto della fattura elettronica non può che essere stato un add-on al ciclo di fatturazione già in uso. Il sistema gestionale continua a produrre la fattura ereditando le informazioni dal ciclo di elaborazione dati secondo il work flow aziendale, salva le informazioni nel database, effettua le registrazioni contabili e, in aggiunta, crea un file xml nel formato a norma di legge per l’invio al SDI.

Anche in questo scenario, quale maggiore efficienza è stata data al processo order to cash per il solo effetto dell’introduzione della fattura elettronica ? Tolte le positive conseguenze derivanti, ancora una volta, dalla riduzione della carta e dei costi di spedizione del documento, non sembra a mio avviso che il processo gestionale abbia subito un miglioramento rispetto al pregresso.

Le stesse riflessioni possono essere fatte a maggior ragione per ciò che riguarda il ciclo passivo, con alcune complicazioni derivanti dalla gestione dell’indirizzamento delle fatture fornitori ai fini della approvazione degli acquisti che meriterebbero un approfondimento a parte.

Non è l’architettura del sistema che migliora i processi

Come abbiamo visto, non era e forse non poteva essere tra gli obiettivi del legislatore mettere a disposizione di tutti i contribuenti, di ogni dimensione e di ogni settore merceologico, un modello di scambio dati di fatturazione che portasse di per sé maggiore efficienza nei processi interni.

Le esigenze di ogni azienda sono troppo diversificate affinché si potesse prevedere un unico schema nazionale di fatturazione adatto a gestire le specificità operative di tutti. Persino le aziende che nell’ambito delle filiere di appartenenza avevano già adottato schemi EDI (Electronic Data Interchange) di fatturazione hanno dovuto sovrapporre ai processi esistenti un ultimo passaggio di trasformazione dei dati nei formati xml di legge.

La scelta attuata di mutuare sia i tracciati xml che il funzionamento dello SDI dal modello della Pubblica Amministrazione non è stata, a mio avviso, la migliore soluzione architetturale possibile ma non è lo schema centralizzato di smistamento delle fatture o il contenuto dei file che ostacola l’efficienza dei processi.

Per quanto il modello xml della fattura non sia stato pensato per essere utilizzato anche come ordine d’acquisto / vendita o come documento di trasporto (come ad esempio avviene per il formato PEPPOL), in realtà permette l’inserimento nei dati generali del “body” di tutti i riferimenti utili per collegare la fattura ad ordini, contratti, convenzioni, DDT, ecc.

Ed anche il fatto che il SDI non funzioni in tempo reale, utilizzi dei sistemi di notifica non proprio user friendly e non permetta indirizzamenti smart delle fatture, non è di per sé causa di minore efficienza nei processi amministrativi e gestionali aziendali.

Serve un nuovo livello di maturità dei sw gestionali

Il mercato del software applicativo si è indubbiamente rivitalizzato con l’introduzione della fattura elettronica. Produttori grandi e piccoli si sono prontamente attivati per cogliere l’opportunità di nuovo business, oltre che per continuare a servire il proprio parco clienti, soprattutto offrendosi come intermediari SDI, oltre che costruendo le necessarie interfacce di dialogo con i loro software contabili e gestionali.

Tuttavia manca ancora una vera e propria offerta di piattaforme di nuova generazione, concepite dall’origine come gestori di documenti elettronici strutturati che, oltre a rilevare e registrare i fatti gestionali negli archivi informatici e nei libri contabili e fiscali, siano anche in grado di ottimizzare i flussi di lavoro facilitando la comunicazione sia all’interno che all’esterno dell’azienda.

Soprattutto per le aziende di minori dimensioni, l’ottimizzazione dei processi amministrativi e gestionali potrebbe avvenire ripensando alle modalità con cui sono trattate e rappresentate le informazioni. Non più o non solo produzione di documenti interni nel senso classico del termine, ma soprattutto creazione di file di dati strutturati (magari proprio come la fattura elettronica) che possano essere trasmessi in tutto o in parte ai destinatari designati, per ottenere un’approvazione, richiedere o validare un’operazione, trasmetterne i contenuti o archiviare il tutto a fine ciclo.

Non è questo il contesto e non sarò certo io a potere indirizzare l’innovazione, ma credo che per aumentare l’efficienza nei processi amministrativi e gestionali di impresa sia auspicabile che le migliori professionalità del settore informatico si rendano disponibili per mettere in discussione i paradigmi ed i modelli del passato, ripensando gli schemi e le tecniche che si potrebbero usare per semplificare il tracking degli accadimenti di impresa. L’introduzione della fattura elettronica B2B non è di per sé un elemento sufficiente a produrre efficienza nei processi anche se rappresenta senza dubbio un fattore di accelerazione del cambiamento verso un modello d’impresa digitale.