Il trattamento fiscale delle spese di trasferta

In un precedente articolo (che puoi trovare qui) abbiamo analizzato la tassazione dei rimborsi spese per quanto riguarda il reddito del dipendente. Ora completiamo il quadro guardando per simmetria cosa accade dal punto di vista fiscale alla deducibilità dei costi per rimborsi spese dal lato dell’azienda.

La normativa di riferimento la troviamo nell’art. 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi, che tratta delle spese per prestazioni di lavoro e, al comma 3, anche delle spese di trasferta:

Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.

Poiché l’articolo di legge citato disciplina le sole fattispecie di limitazione alla deducibilità dei costi dal reddito di impresa, per avere il quadro generale sul trattamento fiscale delle spese di trasferta in capo all’azienda occorre fare riferimento ad un schema logico che distingue:

  • le spese di vitto e alloggio dalle altre spese di viaggio
  • i rimborsi a piè di lista dai rimborsi forfetari/misti
  • le trasferte nel comune da quelle fuori dal comune
  • le trasferte fuori comune in Italia da quelle all’estero
  • i rimborsi chilometrici e i noleggi auto a breve termine.

La deducibilità delle spese di vitto e alloggio

Solo nel caso in cui il rimborso spese è avvenuto in modo analitico, il cosiddetto “piè di lista”, i costi relativi al vitto e all’alloggio per trasferte effettuate fuori dal comune sede di lavoro del dipendente sono deducibili sino al limite giornaliero indicato dalla legge e distinto a seconda che la spesa (o per meglio dire la trasferta) sia avvenuta in Italia o all’Estero.

Da un punto di vista operativo, per determinare agevolmente la quota parte delle spese di vitto e alloggio che l’azienda deve “riprendere” a tassazione, apportando una variazione in aumento al reddito in dichiarazione, è opportuno adottare procedure che permettono di assegnare con facilità o in modo automatico, i seguenti importi suddivisi per ogni giornata di trasferta:

+ pranzi e cene totali rimborsati a piè di lista
– pranzi e cene di rappresentanza con ospiti
+ quota parte delle spese di pernottamento


= totale spese di vitto e alloggio per giorno

Se la trasferta è avvenuta in Italia, fuori dal comune sede di lavoro, il totale calcolato deve essere raffrontato con l’importo di € 180,76 e l’eccedenza annotata separatamente per il successivo trattamento fiscale.

Allo stesso modo si procede in caso di trasferta avvenuta all’Estero con la differenza che la soglia di riferimento è aumentata ad € 258,23. Opportune considerazioni vanno fatte in caso di trasferte che si svolgono in parte in Italia ed in parte all’Estero per valutare quale soglia di deducibilità sia più corretto applicare.

Nel caso in cui le spese di vitto e (più raramente) di alloggio sono state sostenute nel comune sede di lavoro e rimborsate a piè di lista, non si applicano i limiti indicati dall’art. 95 c. 3 del TUIR ma occorre ricordare che tali costi sono deducibili al 75% del loro ammontare.

Se invece il vitto e l’alloggio sono rimborsati in modo forfetario, senza necessità di attestare le singole voci di spese da parte del dipendente e/o del collaboratore, i relativi costi sono deducibili per l’azienda senza l’applicazione di alcun limite di importo.

Rimborsi chilometrici e noleggio auto

Non occorre invece guardare alla modalità di rimborso adottato per stabilire il trattamento fiscale a cui assoggettare le spese per i rimborsi chilometrici e per il noleggio auto a breve termine.

Quindi, se il dipendente che si reca in trasferta fuori dal comune sede di lavoro utilizza la sua autovettura privata e chiede il rimborso chilometrico secondo le regole stabilita dall’azienda, il relativo costo per l’azienda è sempre deducibile con un sola limitazione: non può eccedere i costi di utilizzo di un’autovettura di media cilindrata. Ma come fare a stabilire concretamente questi limiti ?

Dato che il legislatore, per dire che il limite si riferisce a auto di media cilindrata, fa riferimento ad autovetture con 17CV fiscali se benzina e 20CV fiscali se diesel, ci viene in soccorso l’ACI che sul suo sito pubblica una tabella, aggiornata ogni sei mesi a marzo e settembre,  con l’indicazione di questi costi medi. Questa è la pagina di riferimento per accedere come utenti registrati alla tabella.

I valori indicati dall’ACI sono una stima media dei costi per autovetture di quel tipo e non vanno necessariamente assunti come punto di riferimento. Tuttavia, in caso di scostamento, deve essere l’azienda a supportare le ragioni di tale cambiamento. Inoltre, poiché i calcoli per la determinazione dei costi chilometrici si compongono di una quota fissa e di una quota variabile proporzionale ai chilometri annui percorsi dall’autovettura, sarebbe corretto applicare i valori proposti da ACI in base alla fascia di percorrenza chilometrica media annua di appartenenza della specifica autovettura.

Una volta determinato il valore di riferimento della tariffa chilometrica deducibile, la quota parte eccedente rispetto al rimborso chilometrico per l’uso dell’auto propria deve essere assoggettata a tassazione per l’azienda. Quindi se, a titolo di esempio, viene utilizzata per una trasferta di 200 km fuori dal comune sede di lavoro l’autovettura diesel di proprietà del dipendente a cui viene riconosciuto un rimborso pari ad € 1,00 al chilometrico, e questa autovettura ha una percorrenza media annua complessiva (sia per ragioni private che di servizio) di 30.000 km, il cui costo pieno risultante dalla tabella ACI per autovetture a gasolio di 20CV fiscali è pari ad € 0,41684, l’azienda potrà corrispondere al dipendente € 200,00 in esenzione da imposte ma potrà dedurre dal proprio reddito solo l’importo di € 83,37. La quota parte eccedente pari ad euro 116,63 dovrà quindi essere assoggettata a tassazione.

Diverso è il caso del noleggio auto a breve termine, in quanto la norma citata fa riferimento a tariffe che non sono mai state emanate. In questo caso occorre considerare innanzitutto il fatto che la ratio della norma è di agevolazione per l’impresa. Infatti, in sostanza si dice che se viene noleggiata un’autovettura per una specifica trasferta (ed è il caso più comune di noleggio dall’aeroporto, ad esempio) non si applicano le disposizioni generali che limitano la deducibilità dei costi al 20% con tetto massimo di costo di € 3.615,20 (che sarebbe a questo punto da ragguagliare a giorno), ma il costo totale (inclusi gli oneri accessori e il carburante) è interamente deducibile in quanto inerente alla produzione del reddito nella misura in cui si tratta di trasferta lavorativa. Se questa è la ratio della norma, il limite massimo di deducibilità appare quindi un limite di ragionevolezza e non tassativo. Appare quindi corretto per l’azienda operare in modo tale da accertare innanzitutto se l’auto noleggiata rientra o meno nei limiti di 17CV fiscali a benzina o 20 CV fiscali a gasolio, richiedendo al noleggiatore di produrre l’attestazione necessaria (anche eventualmente in fattura). Ed in caso di noleggio di un’autovettura di categoria superiore, calcolare la quota non deducibile come differenza tra il costo sostenuto e il costo che il noleggiatore avrebbe applicato per una vettura di 17 o 20 Cv fiscali (se disponibile – in mancanza si potrebbe prendere come base una media dei costi di noleggio sostenuti in passato per auto di 17 o 20CV fiscali).

La deducibilità delle altre spese di trasferta

Tutte le spese diverse da quelle per trasferte fuori dal comune sede di lavoro per vitto, alloggio, rimborsi chilometrici e noleggio auto a breve termine, non trovano limiti di deducibilità se non quelli generali di inerenza alla produzione del reddito di impresa e la già ricordata limitazione al 75% delle spese per vitto (e alloggio) sostenute dal dipendente nel comune sede di lavoro.

Deve naturalmente essere ricordato che non rileva ovviamente la modalità di pagamento adottata, per cui le regole citate si applicano sia nel caso in cui le spese sono state sostenute dal dipendente ed a questi rimborsate, sia nel caso in cui le spese siano state sostenute direttamente dall’azienda e da questa pre-pagate tramite l’uso di carte di credito aziendali o con altra modalità di addebito.

Per questo è sempre necessario che le note spese con cui il dipendente indica i costi sostenuti in trasferta siano completi di tutti gli oneri ed indichino con precisione tutti gli elementi necessari per permettere all’azienda di classificare correttamente tali oneri ed applicare i conteggi di deducibilità fiscale previsti dalla normativa.