Necessità delle trasferte e … delle regole di spesa.

In azienda, anche nell’era dello smart working e dei web meeting, le relazioni di business sono frequentemente coltivate tramite incontri di persona con clienti e prospect. Le visite commerciali, così come le riunioni tra manager di diverse imprese sono da sempre metodi efficaci per stabilire buone e durature relazioni d’affari, per condurre trattative complesse o anche solo per capire meglio la realtà e le esigenze degli interlocutori.

In molti casi lo svolgimento di attività lavorative fuori sede è anche un’esigenza operativa, che si realizza tutte le volte in cui i tecnici o i consulenti devono recarsi presso gli uffici o gli stabilimenti dei clienti per svolgere le loro mansioni, condurre un progetto o gestire un cantiere.

Ma quando le attività lavorative avvengono sul territorio l’azienda deve affrontare il tema di come gestire e tenere sotto controllo le spese di viaggio, vitto e alloggio del proprio personale.

E per farlo bene, la prima regola è … darsi delle regole ! E il modo giusto per darsi delle regole è predisporre un documento aziendale che prende il nome di “travel policy”.

Senza la pretesa di illustrare in questo contesto come deve essere redatta e quali contenuti debba avere una buona travel policy, possiamo dire che in genere enuncia, tra gli altri, i principi di economicità a cui i dipendenti devono attenersi nell’affrontare le spese di trasferta ed indica quali sono i massimali di spesa ammessi nelle varie circostanze e, a volte, per le varie categorie e livelli di lavoratori.


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